Beschreibung

Seit über 15 Jahren unterstütze ich Unternehmen in den Bereichen Assistenz, Projekt- und Aufgabenkoordination, Eventorganisation und Backoffice. Ich strukturiere Abläufe, behalte den Überblick und sorge für eine zuverlässige Umsetzung im Tagesgeschäft.

Zu meinen Schwerpunkten gehören unter anderem:

- Assistenz & Backoffice-Unterstützung im Tagesgeschäft

- vorbereitende Buchhaltung (u. a. Belege, Rechnungen und Abstimmung mit Steuerbüros)

- Kundenkommunikation und Korrespondenz

- Projekt- und Aufgabenkoordination

- Websitepflege bestehender WordPress-Webseiten (Elementor)

- SEO-nahe Optimierung vorhandener Inhalte und Seitenstrukturen

Digitale Tools und KI setze ich gezielt ein, um Organisation, Texte und Abläufe sinnvoll zu unterstützen – immer mit Blick auf eine praxistaugliche und verlässliche Umsetzung.

In der Zusammenarbeit bin ich verlässlich, strukturiert und transparent. Klare Absprachen und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe sind für mich selbstverständlich.

Weitere Informationen zu meinem Leistungsangebot finden Sie hier:

Sprachen

Deutsch
Muttersprachlich oder zweisprachig

Arbeitsortpräferenzen

Nur remote

Führt Projekte hauptsächlich remote aus

Vivien Elbauer - Virtuelle Assistenz
Virtuelle Assistentin
August 2025 - Heute (11 Monate)
Unterstützung von Selbstständigen und Unternehmen in administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Schwerpunkte meiner Tätigkeit sind die strukturierte Unterstützung im Backoffice, Termin- und Kommunikationsmanagement sowie die Koordination von Aufgaben und kleineren Projekten im Tagesgeschäft. Ich unterstütze bei der vorbereitenden Buchhaltung sowie in der laufenden Kundenkommunikation.

Darüber hinaus übernehme ich die Pflege und Aktualisierung von WordPress-Inhalten (Elementor) sowie die strukturierte Aufbereitung und Optimierung vorhandener Inhalte. KI-Tools wie ChatGPT setze ich gezielt ein, um Inhalte vorzubereiten, Abläufe zu strukturieren und wiederkehrende Aufgaben effizienter zu gestalten.
Virtuelle Assistenz Backoffice Vorbereitende Buchhaltung Wordpress administrative support
Institut für Notfallmedizin und Medizinmanagement
Projekt- und Teamassistentin
August 2010 - Juli 2025 (14 Jahre und 11 Monate)
Unterstützung der Projekt- und Bereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Koordination interner Abläufe, Termin- und Teamabstimmungen sowie Schnittstellenkommunikation zwischen Mitarbeitenden, Partnern und Dienstleistern.
Bearbeitung von Kunden- und Teilnehmeranfragen, Erstellung von Auswertungen und Dokumenten, Pflege administrativer Prozesse sowie Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Schulungen.
customer service Office Management administrative support Projektmanagement Team management
BKP GmbH
Event- und Teamassistentin
September 2006 - Juli 2010 (3 Jahre und 10 Monate)
In meiner Rolle in der Event- und Teamassistentin habe ich die organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen unterstützt. Dazu gehörten die Betreuung von Kundenanfragen, die Abstimmung mit Dienstleistern und Locations, die Erstellung von Teilnehmerlisten und Abläufen sowie die Koordination logistischer Prozesse. Zusätzlich war ich für die Kommunikation mit Kunden und Partnern, die Dokumentenorganisation und die ordnungsgemäße Abwicklung administrativer Aufgaben verantwortlich.
Projektmanagement Organisation Kundenkommunikation administrative support Team-Management