Beschreibung

Ich unterstütze Unternehmen dabei, Strukturen aufzubauen, Prozesse zu optimieren und das operative Tagesgeschäft zuverlässig zu organisieren. Dabei arbeite ich langfristig als externe Unterstützung im Bereich Backoffice, Prozessmanagement, Projektkoordination und Operations.

Durch meine Erfahrung in der Unternehmensorganisation, im Projektmanagement sowie im regulatorischen und administrativen Bereich behalte ich auch bei komplexen Abläufen den Überblick. Ich arbeite strukturiert, eigenständig und lösungsorientiert und unterstütze Teams dabei, effizienter und klarer zu arbeiten.

Zu meinen Schwerpunkten gehören Prozess- und Backoffice-Management, Projektkoordination, Dokumentation, administrative Abläufe, Kundenkommunikation sowie die Organisation interner Strukturen und Workflows.

Ich habe bereits mit zahlreichen Tools und Plattformen gearbeitet, darunter Word, Excel, Outlook, Trello, Google Drive, DATEV, GoHighLevel, HubSpot, Kajabi, Loom, Zoom, PandaDoc, Canva, SimpleFax, EasyNova, LastPass, Crefopay, Shopware, TimeTree und Superchat.

Was mich auszeichnet: schnelle Auffassungsgabe, hohe Zuverlässigkeit, eigenständiges Arbeiten sowie die Fähigkeit, mich schnell in neue Prozesse, Systeme und Aufgabenbereiche einzuarbeiten.

Branchenexpertise

Sprachen

Deutsch
Muttersprachlich oder zweisprachig

Arbeitsortpräferenzen

Nur remote

Führt Projekte hauptsächlich remote aus

Lebenskraft Manufaktur GmbH
Assistenz der Geschäftsleitung
E-COMMERCE
März 2024 - Heute (2 Jahre und 5 Monate)
Lüneburg, Deutschland
- Organisation, Koordination und Optimierung administrativer Geschäftsprozesse
- Operative Unterstützung im Backoffice und in der Unternehmensorganisation
- Zahlungsüberwachung, Mahnwesen und Kontoabstimmungen
- Bearbeitung von Unter- und Überzahlungen sowie Eingangszahlungen
- Erstellung und Überwachung des Mahnwesens
- Pflege von Lieferanten- und Rechnungsdaten
- Buchung und Kontrolle bezahlter Rechnungen
- Verwaltung und Organisation von Vereinsangelegenheiten inkl. Schriftverkehr
- Verwaltung und Strukturierung von Postfächern und interner Kommunikation
- Kundensupportmanagement
- Retourenabwicklung und Überwachung von Rücksendungen
- Erstellung von Marketing-, Kosten- und Umsatzauswertungen
- Prüfung und Kontrolle von Rechnungen und Zahlungsübersichten
- Erstellung und Pflege von HACCP-Dokumentationen
- Erstellung von Arbeitsanweisungen und Prüfberichten für Produktionsabläufe
- Bearbeitung regulatorischer Themen und behördlicher Auflagen
- Anmeldung von Nahrungsergänzungsmitteln und Meldung von Biozidprodukten
- Bearbeitung und rechtliche Abstimmung von Etiketten
- Organisation und Überwachung von Produktneueinführungen
- Leitung und Dokumentation von Produktrückrufen
- Unterstützung bei Umsatz- und Unternehmensplanungen
- IT-Administration sowie Projekt- und Aufgabensteuerung über Trello
- Strukturierung und Überwachung interner Abläufe und Prozesse
Prozessmanagement Backoffice Management Administration / Back-Office Organisationstalent Rechnungs- und Zahlungsmanagement
NV Business Consulting GmbH
Backoffice / Controlling / Customer Success Management
DIGITALAGENTUREN & IT-CONSULTING
November 2022 - Januar 2024 (1 Jahr und 2 Monate)
Regensburg, Deutschland
- Organisation, Koordination und Optimierung administrativer Geschäftsprozesse
- Operative Unterstützung im Backoffice und in der Unternehmensorganisation
- Betreuung und Koordination interner Abläufe sowie administrativer Prozesse
- Unterstützung im Personalwesen und bei organisatorischen HR-Aufgaben
- Verantwortung im Bereich Customer Success Management
- Betreuung und Kommunikation mit Kunden sowie Sicherstellung einer hohen Kundenzufriedenheit
- Strukturierung und Optimierung von Service- und Supportprozessen
- Koordination von Kundenanfragen und internen Abläufen
- Eigenständige Organisation und Priorisierung administrativer Aufgaben
- Schnittstellenmanagement zwischen Kunden, Team und Geschäftsleitung
Administration / Back-Office Rechnungs-und Zahlungsmanagement Customer Success Management Personalmanagement Projektkoordination
Lohnsteuerhilfe Verein Rödental
Büroleitung
VEREINE & GEWERKSCHAFTEN
August 2020 - Juli 2022 (1 Jahr und 11 Monate)
Rödental, Deutschland
- Eigenverantwortliche Büroleitung und Organisation des Tagesgeschäfts
- Terminmanagement sowie Koordination von Mandantenanfragen und Abläufen
- Erstellung und Bearbeitung von Steuererklärungen für Privatpersonen
- Vorbereitung und Verwaltung steuerrelevanter Unterlagen und Dokumente
- Vorbereitende Buchhaltung und administrative Finanzorganisation
- Betreuung und Kommunikation mit Mandanten
- Strukturierung und Optimierung interner Büroabläufe
- Verwaltung von Schriftverkehr, Dokumentation und Postbearbeitung
- Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Prozessen im Kanzleialltag
Administration / Back-Office Terminmanagement Steuererklärungen Vorbereitende Buchhaltung Backoffice Management