Beschreibung

Ich unterstütze C-Level, Vorstände und VP-Teams als Executive Assistant, HR Operations Coordinator und operative Admin-Ansprechpartnerin. In den letzten 10+ Jahren habe ich Kalender- und Prioritätenmanagement, vertrauliche Kommunikation, Executive Reporting, Meeting- und Board-Koordination, HR Operations und Employee-Lifecycle-Prozesse übernommen.

Bei L4B Software habe ich die DACH-HR-Funktion von Grund auf mitaufgebaut: Recruiting-Koordination, Onboarding, Relocation, Payroll-Koordination, Vertrags- und Dokumentenprozesse sowie HR-Systeme wie Greenhouse, Zoho und Expensify. Zusätzlich bringe ich Erfahrung mit Jira, Confluence, Salesforce, HubSpot, Google Workspace und Microsoft Office mit.

Kurzfristig verfügbar für part-time, remote oder projektbasierte Unterstützung in Executive Assistance, HR Administration, People Operations und Business Administration. Bevorzugter Mindestumfang: 3 Tage. Sprachen: Russisch muttersprachlich, Englisch C2, Deutsch B2-C1.

Sprachen

Englisch
Muttersprachlich oder zweisprachig
Deutsch
Verhandlungssicher
Russisch
Muttersprachlich oder zweisprachig

Arbeitsortpräferenzen

Vor Ort möglich

München (bis zu 50 km)

Infinitibit GmbH
Operations Coordinator — Executive Office
DIGITAL AND IT
September 2025 - Januar 2026 (4 Monate)
Munich, Germany
— Operative Unterstützung in HR, Buchhaltung und internen Prozessen während einer unternehmensweiten Restrukturierungsphase; Koordination von ISO- und TISAX Compliance-Aktivitäten sowie Strukturierung interner Arbeitsabläufe
HR Operations executive assistant Process Management Buchhaltung Process Coordination
Aconext
Executive Assistant — VP Office
AUTOMOBILE
Dezember 2024 - Mai 2025 (5 Monate)
Munich, Germany
— Projektbasierte operative Unterstützung auf VP-Ebene während eines strategischen Transformationseinsatzes; Dokumentenmanagement, Stakeholderkoordination, Reiselogistik und strukturiertes Follow-up-System mit vollständiger Eigenverantwortung
executive assistant Calendar Management Expense Management Process Coordination
L4B Software GmbH
Commercial Operations & Sales Enablement Lead — CTO Office
DIGITAL AND IT
April 2021 - August 2024 (3 Jahre und 4 Monate)
Munich, Germany
— Aufbau und Leitung der Commercial-Operations-Funktion von Null — Entwurf, Dokumentation und unternehmensweiter Rollout von Vertriebsprozessen in Confluence; anschließend auf Konzernebene übernommen
— End-to-End-Vertriebsoperationen: Angebotserstellung, Vertragskoordination, Kundenverhandlungen; Leitung der TISAX-Auditvorbereitung und -durchführung
— CRM-Betrieb in Salesforce; Digitalisierung der Vertriebsoperationen mit Jira und LMS Plattform; Marketing-Koordination via HubSpot und LinkedIn Navigator
Business Operations Process Coordination Salesforce Contract Management Executive Support