Mit unabhängigen Expert*innen arbeiten
In unserem heutigen digitalen Zeitalter entscheiden sich immer mehr Unternehmen im Rahmen der Talentrekrutierung für eine Zusammenarbeit mir unabhängigen Berater*innen. Als hochqualifizierte Fachkräfte bringen unabhängige Berater*innen gesuchte Kompetenzen in den Bereichen Technik, Datamanagement, Marketing, Design usw. mit. Im Durchschnitt verfügen Freelance-Talente sogar über das gleiche Maß an Erfahrung wie ihre fest angestellten Kollegen (siehe Malt-Leitfaden zur erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen unabhängigen Expert*innen und Unternehmen).
Ein grundlegender Unterschied in der Zusammenarbeit mit unabhängigen Berater*innen im Vergleich zu Festangestellten jedoch findet sich im Onboarding- oder Integrationsprozess. In diesem Artikel befassen wir uns mit der Grundlage des Onboarding-Prozesses für Freelancer: dem Briefing.
Die Bedeutung eines Freelancer-Briefings
Um eine erfolgreiche Zusammenarbeit und korrekte Umsetzung Ihres Projekts zu gewährleisten, müssen unabhängige Berater*innen unbedingt entsprechend gebrieft werden. Denn wenn Sie wollen, dass Freelancer ihre Arbeit gut machen, müssen Sie ihnen genau sagen, was Sie von ihnen wollen, brauchen und erwarten. Ein detailliertes Briefing, in dem die Besonderheiten des Auftrags aufgeführt werden, ist also die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und unabhängigen Berater*innen. Das bedeutet, dass sich Unternehmen bereits vor Beginn der Kooperation mit Freelancern konkret Gedanken über ihre Bedürfnisse und die gemeinsame Arbeit machen müssen. Diese Überlegungen müssen schriftlich in einem Dokument, dem Briefing, festgehalten werden.
Das Briefing oder Anforderungsdokument dient sowohl dazu, die besten unabhängigen Berater*innen für das eigene Unternehmen zu interessieren und zu gewinnen, als auch sicherzustellen, dass die Arbeitsbeziehung unter optimalen Bedingungen starten kann. Es hilft beiden Parteien, sich abzustimmen und ein gemeinsames Verständnis der Projekterwartungen zu entwickeln. Das hört sich relativ einfach an, doch die Erstellung eines klaren Briefings ist ziemlich kompliziert. Tatsächlich sagen 44,3% der Freelancer, dass sie nur selten ein solches Dokument erhalten!
Wesentliche Schritte und bewährte Verfahren für die Erstellung eines Freelancer-Briefings
Das Briefing ist Ihre Bibel, wenn es um die Kommunikation mit unabhängigen Berater*innen geht. Es ist ein einziges Dokument, das viele Funktionen erfüllt. Es dient als Einführungs-, Kommunikations- und Projektmanagement-Tool, legt den Rahmen für die Arbeitsbeziehung fest, liefert den Kontext und definiert das Projekt, an dem Sie gemeinsam arbeiten werden.
Zuallererst liefert das Briefing dem*r unabhängigen Berater*in Informationen über Ihr Unternehmen, Ihr Team und das bevorstehende Projekt. Es führt in die Vision und Strategie des Unternehmens ein und erläutert, wie sich das Projekt darin einfügen lässt. Gehen Sie auf Ihre Werte, Ihre Konkurrenz usw. ein, aber denken Sie daran, sich kurz zu fassen.
Das Briefing muss außerdem ihre Erwartungen deutlich machen. Es definiert die Projektziele, einschließlich der für die Umsetzung erforderlichen Fähigkeiten, die erwarteten Ergebnisse, sowie den Umfang des Auftrags, die zu erbringenden Leistungen und die Erfolgskriterien. Oder anders ausgedrückt: Was ist das konkrete Ziel des Projekts? Was sind Ihre Erwartungen? Wie lautet die Botschaft, oder was steht auf dem Spiel? Wer ist die Zielgruppe? Dies sind die wesentlichsten Punkte, die Ihr Briefing behandeln sollte, damit Freelancer erfolgreich arbeiten können. Außerdem müssen konkrete Angaben zur Verfügung gestellt werden: Wortanzahl, Videolänge, Anzahl und Größe der zu produzierenden Elemente usw.
Wenn Sie ein Freelancer-Briefing erstellen, sollten Sie außerdem auf das "Wie" Ihrer Zusammenarbeit eingehen. Hierfür sollten Sie einen Zeitplan aufstellen sowie gewünschte Kommunikationsmittel und andere Ressourcen oder Prozesse, einschließlich eines festen Ansprechpartners, aufführen. Das Briefing sollte auch auf die Frage: Kann das Projekt per Fernarbeit durchgeführt werden, oder wird die Präsenz vor Ort vorausgesetzt? eingehen.
Hinsichtlich des Managements und der Organisation des Freelance-Projekts kann das Briefing einen Aktionsplan enthalten und regelmäßige Kontrollbesprechungen vorsehen. Es ist auch ein Instrument zur Erleichterung des Zeit- und Budgetmanagements und hilft, realistische Lieferfristen festzulegen sowie Zahlungsmodalitäten und -bedingungen zu bestimmen.