Warum eine klare Kommunikation für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit unabhängigen Berater*innen so wichtig ist
Kommunikation ist der Schlüssel zu jeder Art von Beziehungen, ob privat oder beruflich, und gilt insbesondere auch für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und unabhängigen Expert*innen. Mit Freelancern zu kommunizieren bedeutet, eine gesunde, funktionale Arbeitsbeziehung aufzubauen; es bedeutet, sich abzustimmen. Eine effektive Zusammenarbeit mit unabhängigen Berater*innen und der Aufbau einer erfolgreichen Geschäftsbeziehung setzen voraus, dass die grundlegenden Fragen nach dem Wer, Was, Warum und Wie von Anfang an geklärt werden. Deshalb ist es wichtig, Erwartungen in Bezug auf Leistungsumfang, Lieferfristen, Ergebnisse, Budget usw. bereits vor Projektbeginn genau festzulegen und mitzuteilen. Aus den ersten Gesprächen über das Projekt sollten sich am Ende genaue Anweisungen und fest umrissene Prozessabläufe ergeben, die für beide Parteien klar sind und die beide Seiten akzeptieren, doch dazu später noch mehr.
Freelancer sind per Definition selbstständig tätig, sie arbeiten unabhängig und außerhalb einer festen Unternehmensstruktur. Sie sollten deshalb immer daran denken, dass externe Berater*innen nicht unbedingt dasselbe Verständnis für Ihre Bedürfnisse, Prozesse, Tools oder Werte haben wie Sie. Deshalb ist eine klare, sorgfältige Kommunikation unerlässlich [Linkt to Mars / Venus e book], wenn es um das Management und die erfolgreiche Durchführung von Freelance-Projekten geht. Lesen Sie hier weiter, um Insider-Tipps zu erhalten, wie Sie am besten mit unabhängigen Expert*innen kommunizieren, angefangen beim Onboarding bis hin zum Feedback.
6 Tipps für eine erfolgreiche Kommunikation mit unabhängigen Berater*innen
Als Plattform, die seit fast einem Jahrzehnt darum bemüht ist, Freelancer und Kunden zusammenzubringen, hat Malt eine Reihe von Tipps und Kommunikationstools zusammengestellt, um die Grundlagen für eine gelungene Kommunikation mit unabhängigen Expert*innen zu schaffen sowie eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu fördern, und zwar unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens. Hier finden Sie die 6 wertvollsten Tipps für die Kommunikation mit unabhängigen Berater*innen.
1. Erstellen Sie ein klares Briefing
Das Herzstück einer erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen Freelancern und Unternehmen ist ein detailliertes Briefing für ein klar definiertes Projekt. Ein aussagekräftiges Briefing, das die unabhängigen Berater*innen zu Beginn der Zusammenarbeit erhalten, sollte für alle Beteiligten klare Vorgaben schaffen. Es sollte zunächst einen kurzen Überblick über das Unternehmen, den Kontext und das Umfeld geben. Es sollte das Projekt, seine Ziele und die zu erwartenden Ergebnisse klar umreißen. Das Briefing sollte auch praktische Informationen, wie den Projektzeitplan sowie Informationen über Tools, Ressourcen und Arbeitsweisen enthalten. Es bildet den Rahmen für die zugrundeliegende Geschäftsbeziehung und verpflichtet beide Parteien zu einer effektiven Zusammenarbeit.
2.Bestimmen Sie einen Hauptansprechpartner
Neben klaren Anweisungen brauchen wir alle jemanden, auf den wir uns stützen können... und das gilt auch für unabhängige Berater*innen, die mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten. Sie brauchen einen Ansprechpartner, an den sie sich wenden können, sei es, um Zugang zu den Tools oder Informationen zu erhalten, die sie für das Projekt benötigen, oder um mit anderen Teammitgliedern verbunden zu werden. Die Festlegung eines Hauptansprechpartners (anstelle von mehreren Kontakten, was schwer zu handeln sein kann), der verfügbar und reaktiv ist, ist eine wesentliche Voraussetzung für eine gelungene Kommunikation mit Freelancern und trägt zum Erfolg der Zusammenarbeit bei.
Sorgen Sie auch für die Einrichtung und Bereitstellung aller nötigen Kommunikationskanäle oder -tools, sei es über Messaging, E-Mail, Videoanrufe oder andere Plattformen. Malt bietet zum Beispiel eine intuitive, einfach zu bedienende Chat-Funktion, mit der Sie Ihre gesamte Kommunikation zentralisieren können.
3. Sorgen Sie für eine flüssige Kommunikation und setzen Sie regelmäßige Kontrollen an
Es ist wichtig, für Freelancer einen Hauptansprechpartner zu haben, doch ebenso wichtig ist es, zwischen den beiden eine aktive, kontinuierliche Kommunikation zu gewährleisten. Erreichbarkeit und Reaktionsfähigkeit auf beiden Seiten ist von entscheidender Bedeutung. Sollten auf Freelancer-Seite Fragen oder Bedenken auftreten, muss der Ansprechpartner innerhalb eines angemessenen Zeitraums eine Rückmeldung erteilen können. Und umgekehrt sollten auch Ihre Teams auf die Erreichbarkeit und Reaktionsfähigkeit der Freelancer zählen können, wenn sie wichtige Informationen zu übermitteln haben.
Es kann daher durchaus hilfreich sein, regelmäßige Meetings zur Verfolgung des Projektfortschritts, anzusetzen. Gut eignen sich hierfür zum Beispiel wöchentliche Treffen oder regelmäßige Projektkontrollmeetings. Der genaue Rhythmus kann dabei individuell festgelegt werden. Die Einrichtung eines gemeinsamen Arbeitsbereichs (z. B. eines Laufwerks oder eines Servers) zur Verfolgung des Projektfortschritts durch das Unternehmen, kann sich ebenfalls als hilfreich erweisen. Insgesamt kann all dies eine offene und transparente Kommunikation nur fördern, die zu Fragen, Austausch und konstruktivem Feedback anregt.
4. Aber... hüten Sie sich vor Mikromanagement!
Eine flüssige Kommunikation und angemessene Antwortzeiten können eine gelungene Zusammenarbeit fördern. Diese gehören sogar zu den Best Practices einer erfolgreichen Kommunikation mit unabhängigen Expert*innen. Dennoch sind Freelancer autonome, spezialisierte Berater*innen, die es gewohnt sind, unabhängig und auf sich gestellt zu arbeiten. Stellen Sie ihnen also nicht nur die Ressourcen, die sie benötigen, zur Verfügung, sondern geben sie ihnen auch den Raum, die Zeit und das Vertrauen, das sie brauchen, um ihre Arbeit erfolgreich zu erledigen. Wenn Sie zum Beispiel bereits einen wöchentlichen Besprechungstermin angesetzt haben, dann halten Sie sich am besten an den zeitlichen Rahmen und schicken dazwischen keine zusätzlichen Kontrollnachrichten.
5. Geben Sie Feedback
Eine weitere bewährte Praxis für ein gelungenes Management von Freelance-Projekten: regelmäßig Feedback geben. Dies trägt zur Steigerung der Effizienz auf Freelancer-Seite bei und hilft ihnen, produktiv und auf Kurs zu bleiben, insbesondere wenn sie an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten (wie dies für viele unabhängige Expert*innen der Fall ist). Konstruktives Feedback ist konkret, umsetzbar und proaktiv. Es beschreibt das Problem, erklärt, was es mit sich bringt, und bietet mögliche Lösungsansätze an.
Aufgabe des Unternehmens ist es auch, im Laufe des Projekts immer wieder zu überprüfen, ob Vorgaben und Arbeitsumfang eingehalten werden, und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Und wenn alles gut läuft, sollten Unternehmen auch nicht zögern, Freelancern mitzuteilen, dass sie mit ihrer Arbeit zufrieden sind! Positives Feedback wird im Allgemeinen sehr geschätzt und kann den Grundstein für eine langfristige Geschäftsbeziehung legen. Malt bietet sowohl Ihnen als auch den Freelancern selbst die Möglichkeit, ein öffentliches Feedback über Ihre Zusammenarbeit abzugeben.
6. Denken Sie daran, dass Kommunikation eine Zweibahnstraße ist
Bei der Zusammenarbeit mit unabhängigen Expert*innen ist es, wie bereits erwähnt, wichtig, klare Anweisungen sowie Feedback zu geben, um die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts zu gewährleisten. Die Zusammenarbeit mit unabhängigen Berater*innen kann sich für Sie auch dahingehend als vorteilhaft erweisen, als Sie Ihnen Zugang zu einer externen Sicht auf Ihr Unternehmen gewährt. Mit anderen Worten: Freelancer erhalten eine konkrete Vorstellung von der Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation. Diese Eindrücke können für Sie ergänzend oder konstruktiv sein, oder eine kritische Komponente enthalten.
In jedem Fall sollten Unternehmen, wenn es um die Kommunikation mit unabhängigen Berater*innen geht, diese Art des Feedback begrüßen und fördern, da sie sich dadurch selbst weiterentwickeln und verbessern können. Dank ihrer vielfältigen Erfahrungen sind Freelancer oft in der Lage, die Prozesse eines Unternehmens zu hinterfragen und Verbesserungen hinsichtlich Tools, Software oder Arbeitsweisen einzubringen. Gehen Sie also auf das Feedback unabhängiger Berater*innen ein und schaffen Sie dadurch die besten Voraussetzungen für den Aufbau noch besserer und erfolgreicherer Kooperationen für die Zukunft.
Jetzt, wo Sie wissen, wie Sie am besten mit unabhängigen Expert*innen kommunizieren...
Eine kurze Zusammenfassung der Best Practices für eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation mit unabhängigen Berater*innen:
1. Erstellen Sie ein klares Briefing
2. Bestimmen Sie einen Hauptansprechpartner
3. Sorgen Sie für eine flüssige Kommunikation
4. Hüten Sie sich vor Mikromanagement!
5. Geben Sie Feedback (und hören Sie sich Feedback an)
