Wie Schneider Electric mit Malt effizient Freelancer beauftragt

Transformation des Unternehmens: Die wichtigsten Ergebnisse

Vor der Zusammenarbeit mit Malt nutzte Schneider Electric Freelancing nicht zur strategischen Personalbeschaffung. Der Prozess der Zusammenarbeit mit Selbständigen war dezentralisiert. Ihre Recruiting-Prozesse konzentrierten sich ausschließlich auf Festanstellungen, wodurch ein blinder Fleck in Bezug auf den On-Demand-Einsatz von Personal entstand. Mit einer globalen Präsenz in über 100 Ländern brauchte Schneider Electric eine effizientere Möglichkeit, die wachsende Zahl unabhängiger Talente gezielt und skalierbar einzusetzen. 

Schneider Electric sah eine Chance,

• die richtigen Talente zur richtigen Zeit zu erreichen – mit flexiblem und kontinuierlichem Zugang zu spezialisierten Skills, um kurzfristige Engpässe agil zu überbrücken.
• Innovation zu fördern, indem externe Expertise dauerhaft integriert wird – mit einer Community von Freelancern, die sich ständig weiterbilden, um in einem sich schnell wandelnden Markt relevant zu bleiben.
• Tools und Systeme zu vereinen – Schneider Electric arbeitete mit vielen verschiedenen Tools und Prozessen, was die Skalierung von Freelancing erschwerte. Durch die Integration von Malt konnten Einkaufs- und Recruiting-Prozesse effizient zusammengeführt werden.

Schneider Electric hat gemeinsam mit Malt die Zusammenarbeit mit Freelancern weltweit auf ein neues Level gehoben. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Procurement- und HR-Teams wurde nicht nur eine benutzerfreundliche Plattform mit wertvollen Echtzeit-Insights geschaffen, sondern auch gezielte Kommunikationsstrategien und Change-Management-Support integriert. So wurde das Freelancer Management nahtlos in die Unternehmensabläufe eingebunden und erfolgreich skaliert.

Malt stellte Schneider Electric Folgendes zur Verfügung:

• Eine benutzerfreundliche Plattform, über die alle europäischen Mitarbeitenden von Schneider Electric ganz einfach Freelancer finden, verwalten und bezahlen können.
• Wertvolle Echtzeit-Daten wie z. B. Kategorien und Anzahl der Freelancer, die Anzahl der laufenden Projekte und vieles mehr.
• Eine interne Compliance mit höchsten Standards – von Zahlungssicherheit bis Datenschutz.
• Einfache technische Integration für die direkte Personalbeschaffung über Coupa-Kataloge, die es HR-Manager:innen von Schneider Electric ermöglicht, Freelancer so einfach wie möglich zu beauftragen.

Schneider Electric ist ein globales Unternehmen mit 150.000 Mitarbeitenden weltweit. Um seine ehrgeizigen Wachstumsziele effizient zu erreichen, setzt das Unternehmen verstärkt auf Freelancer und integriert sie gezielt in seine Personalstrategie.

In einer Zeit, in der bereits ein Viertel aller Tech-Jobs in Europa von Freelancern besetzt wird, wollte Schneider Electric den Zugang zu spezialisierten Expert:innen erweitern, um seine digitalen Transformationsziele voranzutreiben. 2023 startete das Unternehmen zunächst mit einem Pilotprojekt in Frankreich – mit dem Ziel, potenzielle Herausforderungen für HR-Manager:innen frühzeitig zu identifizieren und gleichzeitig ein sicheres Rahmenwerk für Cybersecurity und Vertraulichkeit zu schaffen.

Nach zwei Dritteln des Jahres war klar: Die interne Nachfrage nach diesem Modell war groß, und es erwies sich als wertvolle Ergänzung zur bestehenden Personalstrategie. Überzeugt vom Erfolg des Pilotprojekts entschied sich Schneider Electric, die Zusammenarbeit mit Malt auf Europa auszuweiten und Freelancing langfristig als festen Bestandteil der Personalplanung und Talentgewinnung zu etablieren.

Für einen globalen Player wie Schneider Electric, der Freelancing schrittweise über ausgewählte HR-Manager:innen integriert hat, waren zwei Dinge entscheidend:

1. Der gesamte Prozess – von der Beauftragung über die Bezahlung bis hin zum Management von Freelancern – musste so einfach wie möglich gestaltet werden, ohne zusätzlichen Aufwand oder neue Tools für HR-Manager:innen.
2. Das gesamte Unternehmen musste umfassend informiert, überzeugt und aktiv in den Wandel eingebunden werden, um Vertrauen in diese neue Art der Talentgewinnung zu schaffen.

Durch die Integration von Malt in das Coupa-System von Schneider Electric wurde die Zusammenarbeit mit Freelancern deutlich vereinfacht. HR-Manager:innen können nun direkt über eine zentrale Plattform auf einen sorgfältig kuratierten Pool an Freelancern zugreifen und gezielt Expert:innen mit den passenden Skills für ihre Projekte finden. Dank automatisierter Zahlungsabwicklung und Compliance-Prüfungen entfällt zudem ein Großteil des manuellen Aufwands für die HR- und Procurement-Teams.

Die Verbindung von Malt mit Coupas „Procure-to-Pay“-System sorgt für einen nahtlosen Workflow: Freelancer können an einem einzigen Ort gefunden, beauftragt und bezahlt werden – ohne zusätzliche Tools oder komplizierte Prozesse.

„Dank Malt haben wir Zugang zu einem großen Pool an Freelancern und können gleichzeitig sicher sein, dass alle Prozesse unseren internen Richtlinien und regulatorischen Anforderungen entsprechen.“

– Klaids Lafon de Ribeyrolles, Vice President for Indirect Procurement, Schneider Electric

Mit Malt reduziert Schneider Electric den administrativen Aufwand, beschleunigt das Onboarding neuer Freelancer und erhält wertvolle, datenbasierte Insights – für effizientere Besetzungsstrategien und ein sicheres Compliance-Management.

Technologische Integration ist wichtig – doch der entscheidende Faktor für den Erfolg ist der menschliche Aspekt. Neue Technologien und Arbeitsweisen lassen sich nur dann erfolgreich umsetzen, wenn sie von klarer Kommunikation, gezieltem Training und aktiver Unterstützung begleitet werden, um den Wandel im Unternehmen voranzutreiben.

Schneider Electric suchte nicht einfach nur einen Anbieter für Freelancer-Management, sondern einen echten Partner, der dabei hilft, eine nachhaltige Strategie für die Beauftragung und das Onboarding von Freelancern zu entwickeln.

Gemeinsam mit Malt haben die HR- und Procurement-Teams von Schneider Electric Freelancing als festen Bestandteil im Unternehmen etabliert, indem sie:

• Best Practices aus externen Quellen intern geteilt haben, um eine breite Akzeptanz zu fördern.
• Neue Prozesse gemeinsam entwickelt und an die spezifischen Anforderungen der Zusammenarbeit mit Freelancern angepasst haben.
• Sicherstellten, dass alle Freelancer innerhalb des Unternehmens gemäß den internen Richtlinien arbeiten – mit den richtigen vertraglichen Vereinbarungen, inklusive Datenschutz-, Cybersecurity- und Compliance-Klauseln.
• Abteilungsübergreifend zusammenarbeiteten, um Change-Management-Maßnahmen, Kommunikationsstrategien, Events und Materialien zu entwickeln und die neue Talentstrategie erfolgreich im Unternehmen zu verankern.

Durch diesen ganzheitlichen Ansatz konnte Schneider Electric Freelancing nicht nur technisch, sondern auch kulturell in die Organisation integrieren – mit klaren Strukturen, hoher Akzeptanz und nachhaltigem Erfolg.

Malt bietet eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit mit Freelancern – von der Vermittlung über Projektmanagement-Tools bis hin zur nahtlosen Integration in mehr als 85 Einkaufs- und Vendor Management Systeme (VMS). So können HR-Manager:innen erstklassige Freelancer schnell und effizient finden, beauftragen und verwalten. Mit der neuen AI Search unterstützt Malt zudem dabei, noch gezielter die passenden Expert:innen für jedes Projekt zu identifizieren.

Doch für Schneider Electric geht es um mehr als nur den Einsatz von Freelancern: Das Unternehmen entwickelt eine strategische Vision, um interne und externe Talente optimal zu kombinieren. So entsteht eine dynamische Workforce, die Innovation fördert, Wettbewerbsvorteile sichert und gleichzeitig eine transparente, regelkonforme Nutzung von Freelancern gewährleistet.

„Aus Procurement-Sicht gibt mir Malt volle Transparenz darüber, wie Freelancer im Unternehmen eingesetzt werden. Dass die Plattform diese Daten regelmäßig bündelt und mir jederzeit zur Verfügung stellt, ist für mich ein enormer Vorteil.“

– Linda Lin, Director for Indirect Procurement, Schneider Electric

Schneider Electric und Malt revolutionieren gemeinsam den Zugang zu Talenten | Malt