Als Freelancer zu arbeiten, bedeutet nicht nur, sein Expert*innenwissen in einem bestimmten Bereich zu verkaufen, sondern auch, sich um alles zu kümmern, was damit zusammenhängt. Das fängt bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen an, erstreckt sich über die Aufgabenplanung, das Zeit- und Budgetmanagement sowie die Kommunikation mit den Kund*innen und geht bis hin zur Rechnungsstellung.
Malt unterstützt Dich bei all diesen Aufgaben: Beispielsweise bei der Optimierung Deines Profils, damit Du schon bald Deine ersten Aufträge erhältst, aber natürlich auch bei der Erstellung von Rechnungen, der Abwicklung von Bezahlungen und dem Aufbau einer dauerhaften Beziehung zu Deinen Kund*innen. Wenn Du eine Plattform nutzt, die auf Transparenz und Kommunikation setzt, schaffst Du bereits die besten Voraussetzungen für ein optimales Projektmanagement und einen erfolgreichen Aufbau Deiner Karriere als Freelancer.
Verstehe Deine Kund*innen
Neueinsteiger bei Malt lassen sich manchmal dazu verleiten, möglichst gleich nach Erhalt einer Angebotsanfrage einen Kostenvoranschlag zu versenden, um zu den ersten zu gehören. Aber aufgepasst: Du läufst dadurch Gefahr, die Herausforderungen des Projekts und die damit verbundenen Erwartungen Deiner potenziellen Auftraggebenden nur unvollständig zu erfassen. Deshalb ist es immer besser, auf Kommunikation zu setzen und sich die Zeit für einen Austausch zu nehmen, um das Umfeld und die Bedürfnisse des anfragenden Unternehmens richtig einschätzen zu können. Du verschaffst Dir dadurch auch die Möglichkeit, eine starke Bindung zu Deinen zukünftigen Kund*innen aufzubauen, Deine Erfahrungen und Kompetenzen darzulegen und Deine Motivation zu bekräftigen. Nimm Dir also Zeit, Dich gut über das Unternehmen und die Bedürfnisse Deiner potenziellen Kund*innen zu informieren, die Herausforderungen zu verstehen und über Projektlösungsansätze nachzudenken, die Du anbieten kannst.
Erstelle einen möglichst genauen Kostenvoranschlag
Sobald Du die Erwartungen Deines Auftraggebenden an die Umsetzung des Projekts genau erfasst hast, ist es an der Zeit, sich an den Kostenvoranschlag zu machen. Anstatt Deinen günstigsten Tagessatz anzubieten, solltest Du für die Projektumsetzung spezifische und messbare Ziele definieren und für jede der anfallenden Arbeiten genau bestimmen, wie viel Zeit Du dafür schätzungsweise benötigst. Denke daran, Dir etwas Spielraum einzuräumen: Es ist immer besser, mehr Zeit zur Verfügung zu haben, als unter Zeitdruck zu arbeiten und dadurch womöglich eine weniger qualitative Arbeit zu liefern.
Was die Honorare angeht, so rät Malt Freelancern grundsätzlich davon ab, ihre Dienstleistungen zu Schleuderpreisen anzubieten. Für Freelancer, die sich gerade erst in die Selbständigkeit begeben, mag es verlockend sein, anfangs einen Kostenvoranschlag zu erstellen, der unter dem allgemeinen Preisniveau liegt, in der Hoffnung, den ausgeschriebenen Auftrag zugeteilt zu bekommen. Für den langfristigen Erfolg Deines Unternehmens ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, dass Deine Auftraggebenden den Wert Deiner Arbeit und Deines Fachwissens richtig einschätzen. Denke außerdem an die Steuern, und, je nach Deiner Situation, an bestimmte regelmäßig anfallende Kosten, beispielsweise für eine Zusatzrente oder Zusatzkrankenversicherung. Natürlich stimmt es, dass Kund*innen manchmal die Profile von Freelancern miteinander vergleichen. Grundsätzlich aber gilt: wenn Unternehmen Freelancer einstellen, dann deshalb, weil sie mit Expert*innen zusammenarbeiten wollen.
Vergiss nicht, Deine Kostenvoranschläge über Malt zu erstellen und zu versenden. So bist Du durch die Berufshaftpflichtversicherung von Hiscox gedeckt, die für Schäden aufkommt, die durch einen Unfall oder einen Fehler bei der Ausführung des Auftrags entstehen könnten.
Aktualisiere Deine Verfügbarkeiten auf Malt
Sobald ein Unternehmen Deinen Kostenvoranschlag akzeptiert und den Auftrag (gegebenenfalls) im Voraus bezahlt hat, kannst Du Dich an die Arbeit machen. Um Dich ganz auf Deine Aufgaben konzentrieren und alle weiteren Schritte vorbereiten zu können, solltest Du daran denken, Deine Verfügbarkeit auf Malt zu aktualisieren.
Solltest Du beispielsweise über einen längeren Zeitraum in Vollzeit für ein Unternehmen arbeiten, dann empfiehlt es sich, Dein Profil auf „Nicht verfügbar“ zu setzen, um zu vermeiden, Anfragen zu erhalten, die Du nicht annehmen kannst. Solltest Du hingegen an einem Kurzzeitauftrag arbeiten, der Dir nebenher noch Zeit für andere Projekte lässt, kannst Du die Option „In Teilzeit verfügbar" auswählen. Dann bekommst Du weiterhin Auftragsanfragen weitergeleitet. Sobald Du einen Auftrag beendet hast, setzt Du den Status Deines Profils am besten wieder auf „Verfügbar“.
Kommuniziere mit Deinen Kund*innen, um sie zu binden
Der Austausch mit Deinen Kund*innen ist entscheidend für den Erfolg Deiner Tätigkeit als Freelancer. Du solltest deshalb gleich zu Beginn eines Auftrags mit Deinem Auftraggeber regelmäßige Besprechungstermine einrichten. So kannst Du Deinen Kund*innen Updates zum Fortschritt des Projekts geben, die ersten Lieferergebnisse durchsprechen und mögliche Schwierigkeiten frühzeitig ansprechen.
Je nach Art und Dauer des Projekts kannst Du Deinen Auftraggebenden beispielsweise täglich eine E-Mail mit einer Liste der von Dir erledigten Aufgaben zukommen lassen, Besprechungstermine ansetzen oder Meetings mit verschiedenen am Projekt beteiligten Personen planen. Dieses Vorgehen ist die perfekte Gelegenheit, um Deine Kund*innen zu binden und gleichzeitig Deine Professionalität, Motivation und Transparenz unter Beweis zu stellen.
Nimm Dir nach Beendigung eines jeden Auftrags einen Moment Zeit, um Deine Arbeit Revue passieren zu lassen: Überlege Dir dabei genau, was gut funktioniert hat und was hätte verbessert werden können. Auf diese Weise wirst Du nach und nach immer größere Fortschritte im Projektmanagement machen, effizienter werden und definitiv das Vertrauen Deiner Kund*innen gewinnen. Außerdem bietet es sich zu diesem Zeitpunkt an, Deinen Auftraggebenden zu bitten, den Auftrag auf Malt als beendet zu markieren – und Dir eine positive Bewertung zu hinterlassen, um die Sichtbarkeit Deines Profils auf dem Marktplatz zu erhöhen. Tausche Dich mit Deinem Kunden auch über zukünftigen Projekte aus: vielleicht benötigt er Deinen Service ja noch einmal.
Setze auf Projektmanagement-Tools
Um ihre Produktivität zu steigern, setzen erfahrene Freelancer auf verschiedene Tools, die eine gewisse Zeitersparnis ermöglichen. Nachstehend findest Du eine nicht abschließende Auflistung von Tools, die das Projektmanagement erheblich erleichtern: