Als Freelancer bist Du nicht nur für die Dienstleistungen verantwortlich, die Du anbietest, sondern musst Dich auch um alles kümmern, was damit zusammenhängt, einschließlich der Verwaltung von Verträgen, der Nachverfolgung von Rechnungen und natürlich der Erstellung von Kostenvoranschlägen. Es ist sehr wichtig, dass Du einen präzisen Kostenvoranschlag erstellst, der die einzelnen Bestandteile Deines Angebots detailliert aufführt. So stellst Du Dein Fachwissen und Deine Professionalität unter Beweis, überzeugst Deinen Auftraggeber und sicherst Dich gleichzeitig rechtlich ab. Wenn Du über Malt einen Kostenvoranschlag erstellst, werden die rechtlichen Grundlagen automatisch von uns am Ende des Dokuments eingefügt. Vergiss deshalb nicht, in Deinem Dashboard neben Deinen Kontaktdaten auch alle Angaben zu Deinem Unternehmen zu hinterlegen (Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Firmennamen usw.).
Wie erstelle ich als Freelancer einen Kostenvoranschlag? Achte darauf, dass du alle notwendigen Informationen angibst: Liste alle geplanten Arbeitsschritte detailliert auf und gib einen Überblick über die zu liefernden Ergebnisse und die geschätzte Arbeitszeit pro Aufgabenpunkt. Mit einem vollständigen und präzisen Kostenvoranschlag über Malt überzeugst Du Deinen Auftraggeber von Deiner Seriosität und bist gleichzeitig rechtlich optimal abgesichert. Lies den folgenden Artikel, um zu erfahren, was Du bei der Erstellung eines Kostenvoranschlags unbedingt beachten musst, damit Du für diesen entscheidenden Moment in der Beziehung zu Deinem Auftraggeber bestens gerüstet bist.
Stelle Deinem Auftraggeber so viele Fragen wie möglich, um seinen Bedarf zu ermitteln
Bevor Du das Honorar für Deine Leistungen festlegst, ist es wichtig, dass Du über alle wichtigen Informationen zum Auftrag verfügst. Schließlich willst Du dem Unternehmen ein Angebot unterbreiten, das seinen Erwartungen so gut wie möglich entspricht, aber auch für Dich rentabel ist. Wie Ivanne Poussier, E-Learning Consultant & Trainer und Super Malter 2, erklärt, ist die Unterzeichnung des Kostenvoranschlags der Moment, in dem „die Symmetrie der Erwartungen wiederhergestellt wird".
Um die notwendigen Informationen für die Erstellung des Kostenvoranschlags zu erhalten, ist es ratsam, den Kunden direkt zu befragen, entweder schriftlich über den Malt Messenger oder mündlich per Telefon oder Videokonferenz. In jedem Fall muss der Kostenvoranschlag anschließend über Malt verschickt und akzeptiert werden, damit Dein Auftrag abgesichert ist (Bezahlung und Versicherung).
Im Folgenden findest Du eine Liste von Informationen, die Du unbedingt von Deinem Auftraggeber einholen solltest, bevor Du mit der Erstellung des Kostenvoranschlags beginnst:
Außerdem ist dieser erste Austausch eine gute Gelegenheit, um zu sehen, wie du mit deinem Gegenüber zurechtkommst. Wenn das Gespräch angenehm verläuft und nicht ins Stocken gerät, ist das auf jeden Fall ein gutes Zeichen für den weiteren Verlauf! Zur Erinnerung: Die Möglichkeit, sich die Unternehmen, mit denen man zusammenarbeitet, frei aussuchen zu können, zählt zu den fünf wichtigsten Vorteilen, die Freelancer in der Selbständigkeit sehen. Die Erstellung des Kostenvoranschlags ist daher ein entscheidender Moment bei der Entscheidung für oder gegen eine Zusammenarbeit mit einem Unternehmen.
Teile Deinen Kostenvoranschlag gegebenenfalls in mehrere Einzeldokumente
Sobald Du alle Informationen hast, die Du brauchst, um die Erwartungen des Unternehmens an den Auftrag zu verstehen und richtig einzuschätzen, solltest Du überlegen, ob die Aufgaben für Dich machbar und klar formuliert sind. Wenn die Kundenanfrage für Dich tatsächlich keine Fragen mehr aufwirft, kannst Du mit der Erstellung Deines Angebots beginnen.
Wenn das Projekt des Kunden auf Deiner Seite jedoch noch unklar ist, kann es sinnvoll sein, Dein Angebot in mehrere Kostenvoranschläge aufzuteilen, von denen jeder einen Teil des Projekts abdeckt. Ivanne Poussier sieht darin den Vorteil, dass Du Deinen Auftrag je nach Projektfortschritt weiterentwickeln und immer optimal an die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen kannst. Es ist also ratsam, mehrere Kostenvoranschläge für die verschiedenen Teile des Projekts zu erstellen und dem Kunden Deinen Ansatz und die damit verbundenen Vorteile zu erläutern.
Erstelle einen möglichst detaillierten Kostenvoranschlag
Wenn Du alle notwendigen Informationen für Deinen Kostenvoranschlag gesammelt und entschieden hast, ob Du ihn in mehrere Einzeldokumente aufteilen möchtest, ist es an der Zeit, mit dem Schreiben zu beginnen. Dabei solltest Du Dich Deines besten Schreibstils bedienen, um alles ordentlich und präzise zusammenzufassen und am Ende den Erfolg des Auftrags für Dich verbuchen zu können. Hier sind einige Gründe, warum Du Deinen Kostenvoranschlag immer so detailliert wie möglich gestalten solltest:
Vergiss bitte nicht, dass der Kostenvoranschlag ein für Dich und Deinen Auftraggeber verbindliches Dokument darstellt: Sobald er über Malt von Deinem Auftraggeber akzeptiert wird, dient er als Arbeitsvertrag und als Basis für die Rechnungsstellung nach Auftragsende. Es ist daher also nur zu Deinem Vorteil, wenn Du hier alle im Rahmen des Projekts zu leistenden Arbeiten genau definierst.
Nachfolgend findest Du eine ergänzbare Liste von Punkten, die Du in Deinem Kostenvoranschlag detailliert aufführen und je nach Auftrag und Auftraggeber immer wieder anpassen solltest:
Du kannst für den Kostenvoranschlag auch eine maximale Gültigkeitsdauer sowie eine Vorbehaltserklärung hinsichtlich Deiner Verfügbarkeit angeben. Tatsächlich haben manche Unternehmen sehr lange Entscheidungszyklen, so dass es nur in Deinem Interesse ist, Transparenz zu zeigen und Dir gleichzeitig die Chance auf andere Aufträge nicht zu verbauen. Zur Information: Zu Deiner Information: Ein über Malt erstelltes Angebot ist standardmäßig 30 Tage gültig.
Unterbreite Deinen Kostenvoranschlag
Aus Deinem Kostenvoranschlag ergeben sich für Deinen Auftraggeber möglicherweise Fragen zur Vergütung oder zu der von Dir veranschlagten Arbeitszeit für die einzelnen Leistungen. Um die Fragen Deines Auftraggebers schnell beantworten zu können und eventuelle Zweifel auszuräumen, ist es am effektivsten, ihm Deinen Kostenvoranschlag im Rahmen eines Gesprächs zu erläutern. Ein solches Gespräch bietet Dir die Möglichkeit, Deine Einschätzung der Anforderungen und Erwartungen des Unternehmens zusammenzufassen, dem Auftraggeber Deine Vorschläge für die Umsetzung der Aufgabe zu präsentieren und ihm das in Deinem Kostenvoranschlag dafür vorgesehene Budget im Detail zu erläutern. So kannst Du direkt auf die Fragen Deines Auftraggebers eingehen und ihn gleichzeitig von Deiner Professionalität überzeugen.
Wenn Du Deinem Auftraggeber Deinen Kostenvoranschlag im Rahmen eines Gesprächs präsentierst, kannst Du außerdem sein direktes Feedback dazu einholen und Dein Angebot gegebenenfalls entsprechend anpassen, bevor Du es ihm anschließend wieder über Malt zur Annahme zukommen lässt. Zur Information: Wenn Dein Angebot vom Auftraggeber nicht angenommen wird, hat dies - unabhängig vom Grund der Ablehnung - keine Auswirkungen auf die Sichtbarkeit Deines Malt-Profils. Ein angenommenes Angebot hingegen ebnet Dir den Weg zu einem erfolgreichen Auftrag, was wiederum Deine Sichtbarkeit auf dem Marktplatz erhöht.
Denke immer „langfristig"
Die Abgabe eines Kostenvoranschlags bietet Dir auch die Gelegenheit, Deinem Gesprächspartner einen Überblick über Deine Kompetenzen zu geben, der über seinen unmittelbaren Bedarf hinausgeht. Versuche daher, Deinen Kostenvoranschlag sowohl inhaltlich als auch formal immer präzise und vollständig zu gestalten, denn selbst wenn das Unternehmen dieses erste Angebot ablehnt, kann es später im Rahmen eines neuen Auftrags wieder auf Dich zukommen. Nimmt das Unternehmen Deinen Kostenvoranschlag dagegen gleich an, hast Du die besten Chancen, dass sich aus der Zusammenarbeit eine dauerhafte Geschäftsbeziehung entwickelt.
Du kannst im Rahmen Deines Kostenvoranschlags auch Optionen anbieten, die Dein Kunde dann auf Wunsch in den Auftrag einbeziehen kann. Auch in diesem Fall kann es sinnvoll sein, einen Termin mit Deinem Auftraggeber zu vereinbaren, um ihm die Vorteile Deiner Zusatzangebote zu erläutern und seinen Bedarf diesbezüglich im Detail zu besprechen. Je nachdem, welche Dienstleistungen Du anbietest, kannst Du beispielsweise eine Wartungsoption für eine Website oder ein regelmäßiges Update für die Erstellung aktueller Inhalte zusätzlich in Dein Angebot aufnehmen. Es kann auch sinnvoll sein, Dienstleistungen aufzuführen, die nicht im Kostenvoranschlag enthalten sind: So vermeidest Du Missverständnisse, die während des Projekts entstehen könnten.
Als Freelancer solltest Du Dir auch angewöhnen, Deinen Kostenvoranschlag am Ende jedes Auftrags noch einmal in Ruhe durchzugehen, um zu sehen, wie viel Zeit Du für die einzelnen Aufgaben aufgewendet hast, Deine Honorare zu vergleichen und eventuelle Zusatzkosten zu überprüfen, damit Du zukünftige Kostenvoranschläge entsprechend anpassen kannst. Auf diese Weise trägt jeder Auftrag zur Optimierung Deiner Vergütung bei. „Am besten ist es, sich selbst zu hinterfragen und regelmäßig nach versteckten Kosten zu suchen, die man hätte einkalkulieren können", sagt Ivanne Poussier.
Malt soll grundsätzlich Freelancern ein stressfreies Arbeiten ermöglichen. So kann zum Beispiel ein Kostenvoranschlag, der über Malt erstellt wurde, bei kurzen Aufträgen so lange bearbeitet werden, bis der Kunde den Auftrag als erledigt markiert. Wenn Du also nicht genau abschätzen kannst, wie viel Zeit du für einen Auftrag benötigst, oder das Projekt vom Unternehmen eventuell verlängert wird, kannst Du jederzeit mit Deinem Kunden Rücksprache halten und Deinen Kostenvoranschlag während des gesamten Projekts anpassen. Hast Du Fragen zu einem Kostenvoranschlag mit Vorauszahlung oder einem langfristigen Auftrag? Dann lies hier weiter!
Nachdem Du diesen Artikel gelesen hast, hast Du nun alle nötigen Informationen, um Deinen Kostenvoranschlag in aller Ruhe vorzubereiten. Du musst nur noch loslegen!
