Leitfaden für Unternehmen: So vermeiden Sie Scheinselbstständigkeit bei Freelancern

Hinweis*: Die folgenden Informationen dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar. Für eine auf die Situation Ihres Unternehmens zugeschnittene Beratung sollten Sie einen qualifizierten Rechtsbeistand konsultieren.

Eine gut strukturierte Compliance ermöglicht es Ihnen, Freelancer rechtskonform zu beauftragen und dabei die volle Flexibilität externer Expertise zu nutzen. Unternehmen, die klare Prozesse für die rechtssichere Zusammenarbeit implementieren, vermeiden nicht nur Folgen von Scheinselbstständigkeit wie Nachzahlungen oder rechtliche Unsicherheiten, sondern schaffen auch die Grundlage für eine sichere und flexible Zusammenarbeit mit Freelancern.

Besonders bei der Zusammenarbeit mit Freelancern aus verschiedenen Ländern ist es wichtig, die unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben zur Scheinselbstständigkeit zu kennen. Eine Beauftragung, die in einem Land problemlos möglich ist, kann in einem anderen rechtliche Konsequenzen haben. Mit einem durchdachten Compliance Management behalten Sie alle relevanten Kriterien im Blick und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen international rechtskonform, effizient und risikofrei agiert.

Ein Freelancer arbeitet offiziell selbstständig und trägt selbst die Verantwortung für Steuern und Sozialabgaben. Doch ob eine Tätigkeit tatsächlich selbstständig ist oder doch als abhängige Beschäftigung gilt, hängt nicht nur vom Vertrag, sondern von der tatsächlichen Arbeitsweise ab.

Von Scheinselbstständigkeit spricht man, wenn eine Zusammenarbeit zwar als selbstständig vereinbart wurde, in der Realität aber die Merkmale eines Angestelltenverhältnisses erfüllt. Entscheidend ist das Gesamtbild: Wenn Freelancer feste Arbeitszeiten haben, weisungsgebunden arbeiten und in den Betriebsalltag integriert sind, kann eine Scheinselbstständigkeit Prüfung ergeben, dass es sich eigentlich um eine sozialversicherungspflichtige Anstellung handelt.

Ein Unternehmen sucht eine:n Sales Manager:in, der oder die exklusiv und in Vollzeit für den Vertrieb zuständig sein soll. Um Lohnnebenkosten, Versicherungen und Sozialleistungen zu sparen, aber auch um flexibel zu bleiben, stellt das Unternehmen die Person jedoch nicht fest an, sondern verpflichtet sie per Vertrag als „Freelancer“. Die Geschäftsführung geht davon aus, dass ein Vertrag, der eine Selbstständigkeit bescheinigt, ausreicht.

Doch die Sales Manager:in arbeitet ausschließlich für dieses Unternehmen, hat feste Arbeitszeiten und bekommt klare Vorgaben zur Arbeitserbringung. Bei einer Scheinselbstständigkeit Prüfung wird festgestellt, dass die Person eigentlich angestellt sein müsste. Das Unternehmen muss hohe Nachzahlungen leisten, da es die Arbeitnehmerrechte missachtet hat.

Wird bei einem Vertragsverhältnis zwischen Unternehmen und Freelancer eine Scheinselbstständigkeit festgestellt, kann das für Unternehmen zur Nachzahlung von Sozialabgaben, Säumniszuschlägen und Lohnsteuernachzahlungen führen. In schlimmen Fällen können Bußgelder und strafrechtliche Konsequenzen folgen (nur relevant bei Vorsatz). 

Auf der anderen Seite riskieren Unternehmen, die aus Angst vor Scheinselbstständigkeit auf Freelancer verzichten, unnötig hohe Kosten, Wettbewerbsnachteile und erschweren sich den Zugang zu erstklassiger Expertise. Mit einer klaren Compliance-Strategie lassen sich Risiken vermeiden, ohne auf die Vorteile von Freelancing zu verzichten. Wer auf durchdachte Prozesse setzt, kann flexibel bleiben, schnell auf Expert:innen zugreifen und Projekte effizient umsetzen.

Behörden betrachten bei einer Scheinselbstständigkeit Prüfung immer das Gesamtbild der Zusammenarbeit. Einzelne Merkmale reichen nicht aus, um eine Scheinselbstständigkeit Prüfung auszulösen, aber wenn negative Kriterien überwiegen, kann das rechtliche Konsequenzen haben.

Weisungsgebundenheit: Freelancer müssen ihre Arbeit eigenständig organisieren können – Vorgaben zu Arbeitszeiten, Methoden oder Arbeitsort können als arbeitnehmerähnliche Kontrolle gewertet werden.

Integration in die Unternehmensstruktur: Freelancer sollten nicht in interne Abläufe, Teams oder Hierarchien eingebunden sein (z. B. durch eine Firmen-E-Mail oder regelmäßige Meetings mit Angestellten).

Unternehmerische Abhängigkeit: Freelancer müssen wirtschaftlich unabhängig sein – sie legen ihre Preise selbst fest, arbeiten mit mehreren Auftraggebern und tragen ihr eigenes unternehmerisches Risiko.

In jedem Land gelten andere Kriterien dafür, was als Scheinselbstständigkeit gilt, und diese Kriterien können quantitativ gemessen werden. Daher wird empfohlen, sich Rechtsberatung besonders für die Richtlinien und Kriterien in anderen Ländern einzuholen.

Die rechtlichen Vorgaben zur Scheinselbstständigkeit unterscheiden sich von Land zu Land – während zum Beispiel in Deutschland die Deutsche Rentenversicherung (DRV) regelmäßig prüft, ist in Frankreich die URSSAF dafür zuständig und in Großbritannien haften Unternehmen bei falscher Einstufung nach der IR35-Regelung für Steuernachzahlungen. 

Für Unternehmen bedeutet das: Es gilt immer das Recht des Landes, in dem der Freelancer ansässig ist, nicht das des Unternehmens. Das Compliance Management muss sich daher genau über die jeweiligen nationalen Vorschriften informieren, um rechtliche Risiken und Strafen zu vermeiden.

Die Zusammenarbeit mit Freelancern bietet Unternehmen maximale Flexibilität und Zugang zu hochqualifizierten Expert:innen. Damit Sie diese Vorteile voll ausschöpfen können, muss die Beauftragung von Freelancern rechtskonform und transparent erfolgen. Malt macht genau das für Sie einfacher.

Unsere Plattform wurde speziell entwickelt, um Unternehmen und Freelancer sicher und effizient zusammenzubringen. Mit Malt reduzieren Sie den administrativen Aufwand, minimieren Compliance-Risiken und sorgen für eine reibungslose Zusammenarbeit – komplett digital.

Malt’s Plattform wurde entwickelt, um die Zusammenarbeit mit Freelancern einfach, sicher und stressfrei zu gestalten. Unternehmen profitieren z.B. von:  

• DSGVO-konformer Dokumentenspeicherung – Alle Verträge und Freelancer-Dokumente sind sicher hinterlegt und jederzeit abrufbar.
• Personalisierten Talentpools – Arbeiten Sie mit bewährten Freelancern zusammen und greifen Sie gezielt auf qualifizierte Expert:innen zurück.
• Transparentem Bewertungssystem: Freelancer-Projekte werden von Kunden öffentlich bewertet, um Transparenz und Qualität zu gewährleisten. In Ihren internen Talentpools können Sie auch nicht-öffentliche Bewertungen und Kommentare mit Ihren Kollegen austauschen. 

Unsere Freelance Management Features helfen Ihnen dabei Compliance einzuhalten: 

• Automatisiertes Vertragsmanagement – Starten Sie jeden Auftrag mit Ihren eigenen geprüften Standardverträgen, inklusive NDAs, Regelungen zum geistigen Eigentum und Cybersicherheit - dank der Compliance Tools von Malt.
• Verifizierung von Freelancer-Dokumenten – Identitäts- und Unternehmensnachweise, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und weitere erforderliche Dokumente werden vor jeder Zahlung überprüft.
• Klar definierte Projekte – Die Angebotsmasken und Leistungsbeschreibungen auf unserer Platform sind klar strukturiert und helfen dabei Projektkonditionen, Deadlines und Leistungen sauber zu definieren.
• Transparente Reporting & Analytics Funktionen – Behalten Sie den Überblick über alle laufenden Projekte, Einsatzzeiten, um Risiken frühzeitig zu erkennen.
• Projektmanagement-Funktionen – Von Aktivitäts-Trackern bis zur Analyse von Freelancer-Einsätzen – für mehr Effizienz und Transparenz.