Agilität 3.0
New Work verlangt immer schnellere Prozesse. Unternehmen setzen daher auf Agilität. Sie wollen die klassische, die langfristig auf komplizierten Jahresbudgets aufgebaute Welt hinter sich lassen und vor allem digitale Projekte flexibel realisieren. Das gelingt mit externer Hilfe. Doch die Integrierung der schnelllebigen Welt der Freelancer*innen ist oftmals eine Herausforderung.
Dabei ist der Trend eindeutig: Der Freelancer-Marktplatz Malt verzeichnet im Jahr 2021 rund 27 Prozent neue Anmeldungen aus den Bereichen IT, Marketing und Design. Tendenz steigend. So geben 96 Prozent der Befragten an, bewusst in die Selbständigkeit gewechselt zu sein und nicht wieder zurück zu wollen.
Wenn Unternehmen bei ihren Projekten externe Fachkräfte engagieren wollen, müssen sie diesen Wandel im Blick haben. Trotzdem hakt es oftmals schon beim Recruiting. So geschehen bei Marie Balsan: Ein Kunde kam mit einem UX/UI-Projekt auf die Designerin zu, es gab mehrere Telefonate, Marie wollte das Projekt übernehmen, blockte ihre Zeit, nur um vier Wochen später zu erfahren, dass sich der Kunde doch für jemand anderes entschieden hat. Das kostet Zeit und Geld. Auf Unternehmens- wie auf Freelancer*innen-Seite.
Aufnahmeverfahren von Freelancer*innen sollten daher auf Effizienz gemünzt sein. Im besten Fall dauert die Rekrutierung nicht länger als eine Woche. Das bedeutet nicht, dass Einstellungsprozesse oder das Kennenlerngespräch übersprungen werden, sondern dass vorab ein präziser Plan für das Auswahlverfahren steht. Dazu müssen alle Beteiligten ins Boot geholt werden. Das Management und das operative Team müssen sich gemeinsam Gedanken machen, was die externe Kraft mitbringen muss, und wie der Projektrahmen konkret aussehen soll. Dabei kommt es darauf an, den Freelancer*innen ein Bild davon zu geben, wie viel Arbeit auf sie zukommt, damit sie das Projekt in der Gesamtheit verstehen.
„Kurze Auswahlverfahren sind beruhigend“
Der Hauptvorteil von schnellen Rekrutierungen und Onboarding-Prozessen ist klar: Es kann direkt losgehen. Gerade bei kurzfristig geplanten Projekten können sich Unternehmen auf die sofortige Verfügbarkeit von Freelancer*innen verlassen und drängende Projekte direkt angehen. Keine endlosen Einstellungsgespräche und Hinhalten mehr, was nervig sein kann und letztlich ins Geld geht. Schließlich sprechen wir hier über Projektengagements, die oft nur ein paar Monate, vielleicht sogar nur ein paar Wochen laufen. So lassen sich auch Zeiten, in denen es hoch her geht, gut auffangen und mit externen Fachkräften unkompliziert stemmen.
Darüber hinaus sind Freelancer*innen gewöhnt, sich schnell einzuarbeiten. Seien es interne Kommunikationstools oder andere Arbeits- oder Hilfsmittel: Freelancer*innen sind flexibel und haben oftmals mit den entsprechenden oder ähnlichen Programmen gearbeitet. Im besten Fall haben Unternehmen einen speziellen Zugang zu den Ressourcen für externe Fachkräfte vorbereitet.
Die Vorteile von schnellem Onboarding der Freelancer*innen auf einen Blick
- Es kann sofort losgehen
- Schnelles Onboarding spart Geld und Nerven
- Keine langwierigen Einarbeitungsprozesse
Dazu noch einmal Marie Balsan:
„Kurze Auswahlverfahren sind beruhigend: Als Freiberufler*in weißt du, dass die Leute, mit denen du zusammenarbeiten wirst, deine Hilfe wirklich brauchen und dich ‚wollen‘. Außerdem haben Freiberufler*innen so die Möglichkeit, ihren Zeitplan zu organisieren und einen Überblick über die kommenden Einnahmen und Aufträge zu haben, ohne gestresst zu sein.“
4 Schritte zum perfekten Onboarding
Wenn Unternehmen das erste Mal mit Freelancer*innen zusammenarbeiten, fehlt oftmals die Erfahrung für einen effizienten Onboarding-Prozess. Viele beginnen ihre Suche, indem sie nach dem niedrigsten Tagessatz suchen. Doch es geht nicht darum, die günstigste Kraft einzustellen, sondern die optimale Besetzung zu finden.
Dabei gibt es ein paar grundlegende Schritte, mit denen Unternehmen schnell und effizient passende Unterstützung für ihr Projekt finden.
Die Suche
Für die Umsetzung eines Projekts braucht es spezielle Fähigkeiten. Es beginnt also immer mit der Suche nach passenden Skillsets der Freelancer*innen. Doch damit hört es nicht auf. Im besten Fall sind diese Fähigkeiten von früheren Auftrageber*innen nicht bestätigt, sondern auch positiv bewertet worden.
Der erste Kontakt
Gerade wenn zu Beginn nur per Mail kommuniziert wird, ist es wichtig auf die richtige Kommunikation zu achten. Denn anhand der ersten Mails lässt sich ablesen, ob ein*e Freelancer*in wirklich an dem Projekt interessiert ist. Liest es sich wie ein generisches Angebot? Oder hat sich da jemand wirklich mit dem Projekt und dem Unternehmen auseinandergesetzt?
Das Vorstellungsgespräch
Hier kommt es auf ähnliche Aspekte an, wie bei einem Gespräch für eine Festanstellung. Mit dem Unterschied, dass Unternehmen von Freelancer*innen mehr Proaktivität erwarten dürfen. Kompetenz- und verhaltensorientierte Fragen liefern die besten Ergebnisse. Oft bietet sich eine bezahlte Probearbeit an. Dadurch fällt die Wahl zwischen mehrere Freelancer*innen leichter.
Die Einstellung
Jedes Unternehmen hat da seine Vorlieben. Gibt es Mailadressen für externe Fachkräfte? Läuft alles über ein Kommunikationstool wie Slack oder Microsoft Teams? Freelancer*innen können im besten Fall direkt loslegen, wenn ihnen alles zur Verfügung gestellt wird, was sie brauchen.
„Ein gutes Onboarding bedeutet für mich, dass alle Informationen vorbereitet sind, die ich brauche, um zügig mit der Arbeit zu beginnen. Das bedeutet, dass Zugänge vorbereitet sind, Ansprechpartner definiert sind, Intros zu relevanten Kontaktpersonen stattfinden und ich eine Übersicht über das Projekt erhalte (Status Quo, Roadmap, wichtige Hintergrundinfos). Bisher hatte ich hier mit meinen Auftraggebern immer Glück, die Gefahr besteht jedoch einfach ‚dazu geworfen‘ zu werden, was die Arbeit deutlich weniger effizient macht.“ – Verena Zaiser, Mobile App Development mit Flutter/Dart
Wir stellen für alle unsere Freelancer*innen ein ausführliches Briefing zusammen, das eine Vorstellung des Unternehmens, unseres Organigramms, der von uns verwendeten Tools, unserer operativen Strategien etc. enthält. Bei längeren Aufträgen bereiten wir auch ausführliche Präsentationen vor und organisieren Telefonate mit dem Team, um zu gewährleisten, dass die Freelancer*innen die anstehenden Themen und Fragen gut verstehen und wissen, an wen sie sich mit verschiedenen Themen wenden können.” – Séverine Wilson External Communications Manager @Heineken France
FAZIT
Die Zeichen stehen auf Freelancing. Agilität ist die Basis für diesen Wandel. Nur so sind Unternehmen in der Lage sich auf Krisen vorzubereiten. Freelancer*innen sind daher vor allem aus struktureller Sicht die Lösung. Dazu sollten sie sich nahtlos in bestehende Prozesse einfügen. Das gelingt vor allem, wenn Unternehmen die Auswahl und das Onboarding effizient steuern. Warum nicht mit Hilfe künstlicher Intelligenz? Mit Malt Plus beispielsweise siebt ein Algorithmus passende Freelancer*innen im Vorfeld aus. Unternehmen erhalten innerhalb von 24 Stunden bereits die ersten Antworten und sparen so schon bei der Suche interne Ressourcen, Zeit und Geld.