Wie Du als Freelancer die Work-Life-Balance hältst

„Ich fühle mich wie Mario aus Super Mario Brothers – ich renne ständig der nächsten Goldmünze hinterher, immer und immer wieder. Aber ich komme nie wirklich weiter.“ Dieses Geständnis hat mir kürzlich eine gute Freundin anvertraut, die als freiberufliche Übersetzerin und Lektorin arbeitet. Vielleicht erkennst Du Dich darin wieder! 

Wie kommt man als Freelancer also wirklich einen Schritt voran? Viele würden sagen, dass alles vom Zeitmanagement abhängt. „Zeit ist unsere wertvollste Ressource“, bekräftigt Suam Barrantes, selbst Freelancer, Mentor und Coach einer spanischen Freelance-Community, die er gemeinsam mit seinem Podcast-Kollegen Jorge Bosch Alés gegründet hat. 

Gutes Zeitmanagement ist das Herzstück einer gesunden Work-Life-Balance – und als Freelancer entscheidend, um sich nicht nur vor Burnout zu schützen, sondern auch wirklich aufblühen zu können! 

In diesem Artikel verraten wir Dir einige wichtige Tipps, die Dir helfen, Deine Zeit besser zu managen und eine gesündere Work-Life-Balance zu erreichen:

Die eigene Zeit zu meistern, bedeutet auch, die volle Verantwortung für das eigene Zeitmanagement zu übernehmen. Mehdi Gatbache, freiberuflicher Product Manager und Software Engineer, erklärt es so: „Ich habe immer zwei Personen in meinem Kopf: den Chef und den Angestellten. Glücklicherweise oder unglücklicherweise setzt sich bei Entscheidungen meistens der Chef durch.“ 

Da er seine Freelance-Tätigkeit erst vor wenigen Monaten gestartet hat, erzählt Mehdi: „Es war schwer, sich vom Mindset einer Festanstellung zu lösen – die größte Veränderung ist, dass es keine ‚Arbeitszeiten‘ mehr gibt wie früher.“ 

Aber nur weil Du ständig arbeiten kannst, heißt das noch lange nicht, dass Du das auch solltest. Auf die Frage nach den klassischen Zeitmanagement-Alarmzeichen bei seinen Coachees, schildert Suam: „Eines der ersten Warnsignale ist der Schlaf. Wenn Du nicht mehr durchschläfst, stimmt was nicht.“ Suam glaubt fest daran, dass man zu allen – auch privaten – Zusagen stehen sollte. „Wenn Du zum Beispiel Einladungen mit Freund*innen absagst, weil Du Dir sagst ‚Ich muss dieses Projekt fertigstellen, es geht nicht anders…‘, dann ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass ein Ungleichgewicht vorliegt.“

Die verschiedenen Phasen des Freelancings können unterschiedliche Hürden im Zeitmanagement mit sich bringen. Laut Suam: „Am Anfang ist Deine Zeit noch nicht so viel wert, weil Du Geld verdienen musst – je länger Du das machst, desto höher ist der Wert Deiner Zeit, weil Du effizienter wirst.“ Hast Du Dir erst einmal ein solides Portfolio aufgebaut, meint Suam, kommst Du an den Punkt, an dem „alle Aufgaben, die Deinem Business keinen Mehrwert bringen, Zeitverschwendung sind“. Das Schönste am Freelancing ist für ihn: „Du wählst, was Du tust. Mir geht es darum, etwas zu machen, das ich liebe.“

Weil Mehdi gerade erst mit dem Freelancer-Leben begonnen hat, erkennt er einige seiner „großen Erfolge und Misserfolge“ sehr deutlich:

• Der Fail? „Bei einem meiner ersten Kund*innen habe ich einen Festpreis angeboten und am Ende drei Mal so lange daran gearbeitet wie ursprünglich geplant – bis spät in die Nacht hinein.“ 
• Der Win? „Ich habe jetzt tagsüber deutlich mehr Zeit mit meiner Tochter statt nur das Wochenende für ‚Family Time‘ zu haben. Auch für Unvorhergesehenes wie Krankheit bin ich viel flexibler.“ 

Freelancing heißt Flexibilität – aber gerade für Eltern ist das Setzen und Halten von Grenzen nicht einfach. Für Marion Giroudon, Freiberuflichen-Mentorin, Digital Strategy Consultant, langjährige Freelancerin und Mutter von Zwillingen, hat das Elternsein sogar geholfen: „Für mich war es einfacher, Privates und Berufliches zu trennen, sobald ich Kinder hatte“, weil man dadurch „tagsüber arbeitet“ – so wie es zum Rhythmus der Kids passt.

Und wie sieht es aus, wenn Du einem Auftrag absagen musst, weil der Monat schon durchgeplant ist? Um wirklich einen Schritt voraus zu sein, empfiehlt Suam: "Arbeite an Deinen Akquise-Taktiken. Idealerweise solltest Du ein System haben, das Dir jederzeit Kunden bringt, und nicht nur dann, wenn diese Dich anfragen. So kannst Du auch Nein zu Aufträgen sagen, weil Du gezielt Deine Projekte auswählst.“ Noch mehr dazu findest Du beim Malt Freelancer Advisory Board-Mitglied Geneviève Masioni, die ihre eigene Lead-Generierungsmaschine aufbaut.

Die Tatsache, dass Du zu bestimmten Zeiten viel zu tun hast und zu anderen weniger, ist einer der größten Vorteile, wenn man seinen eigenen Weg wählt. Ines Taniukiewicz, zertifizierter Coach und Karriereberaterin für Frauen, erklärt, dass eines der Ziele bei der Entscheidung für freiberufliche Arbeit darin besteht, dass unser Arbeitsleben im Laufe der Karriere schwanken darf. „Wenn wir jünger sind, wollen wir vielleicht mehr Stunden arbeiten – oder haben schlicht die Möglichkeit dazu – während wir später im Leben, wenn wir Eltern werden oder eine reduzierte Arbeitszeit benötigen, von flexibleren Zeitplänen profitieren."

Wie kannst Du vermeiden, in die Falle zu tappen, ständig „on“ und erreichbar zu sein? 

Marion empfiehlt, möglichst wenig synchrone Arbeit einzuplanen – und die Kund*innen-Kommunikation per asynchroner Kommunikation wie E-Mail und Slack zu organisieren. Suam erzählt, dass sein Geschäftspartner Jorge „nur zweimal am Tag E-Mails checkt“, was ihm mehr mentale Kapazität für tiefgehende Produktivzeit am Stück schafft. 

Das geht natürlich nicht bei allen. Ihre Frau, selbst Freelance Talent Acquisition Spezialistin, muss regelmäßig Telefonate und Live-Team-Meetings führen. „Manchmal klingelt das Handy und sie muss rangehen“, sagt Marion. 

Auch für To-do-Listen hat Ines eine andere Herangehensweise: „Ich habe meine To-dos abgeschafft und trage alles direkt in meinen Kalender ein.“ Diese Methode, das sogenannte Time Boxing, hilft nicht nur beim langfristigen Planen, sondern auch dabei, die eigene Zeitnutzung realistisch einschätzen zu können. 

Ein weiteres Geheimnis von ihr: „Ich blocke Zeit im Kalender, die für nichts vorgesehen ist. Das gibt mir Puffer im Notfall oder einfach Freiraum. Das Ziel ist immer, ein paar Schritte dem Zeitplan voraus zu sein.“ 

Du kannst Dir auch clevere Tools zunutze machen wie Goblin Tools (empfohlen vom Malt-Freelancer Justin Tan), um Aufgaben in Teilschritte zu zerlegen oder mit Notion den Überblick zu behalten, wie viel Zeit jede Aufgabe kostet. 

Außerdem kannst Du bestimmte Wochentage für feste Aktivitäten reservieren – so wie Geneviève, die den Wochenstart als „CEO Monday“ nutzt, um sich um Business Development, Finanzen, Leads, Austausch mit anderen Freelancern, Weiterbildung und Podcast-Auftritte zu kümmern. 

Eine übervolle Agenda führt dazu, dass manche Aufgaben untergehen oder Du nicht auf Unvorhergesehenes reagieren kannst. „Mir ist wichtig, immer Luft im Kalender zu lassen“, sagt Marion. 

Im Umgang mit Kund*innen gilt: Transparenz und klare Kommunikation sind Gold wert. „Ich verspreche niemals zu schnelle Deadlines nur damit alle zufrieden sind“, sagt Marion, „und musste deshalb auch noch nie eine Deadline verschieben.“

Wenn die Grenzen des traditionellen 9-to-5-Arbeitstages in Luft aufgelöst werden, erhältst Du die Chance – und die Verantwortung –, eine neue Zeitstruktur zu entwickeln. Eine nachhaltige Work-Life-Balance zu erreichen bedeutet nicht, mehr Zeit zu finden, sondern die vorhandene Zeit bewusst zu nutzen. Indem Du Taktiken wie Time Boxing anstelle endloser To-do-Listen anwendest, von Anfang an realistische Erwartungen an Kund*innen kommunizierst und klare tägliche Grenzen ziehst, um das Ende Deines Arbeitstages zu signalisieren, kannst Du aufhören, ständig der nächsten Goldmünze hinterherzulaufen, und stattdessen selbstbewusst Dein Zeitmanagement meistern.

Indem Du nach Deinen eigenen Regeln erfolgreich bist, hast Du am Ende sogar Zeit, Videospiele aus Deiner Kindheit zu genießen und das ganz ohne schlechtes Gewissen!