Der Wendepunkt 2026: Dein Guide zur E-Rechnungspflicht für Freelancer in Europa

Als Dein vertrauenswürdiger Partner im Freelancing halten wir Dich über wichtige Änderungen für unabhängige Talente in den Ländern, in denen wir tätig sind, auf dem Laufenden. So kannst Du Dich auf das Wesentliche konzentrieren: die Antwort auf Deine nächste Projektanfrage.

Seit Jahrzehnten ist der Versand einer PDF-Datei per E-Mail der Standard für die Abrechnung von Freelancern. In ganz Europa ist jedoch ein bedeutender Wandel im Gange. Viele Länder, in denen Malt tätig ist – beginnend mit Belgien und Frankreich im Jahr 2026 – führen nationale E-Rechnungspflichten ein, um die Steuererhebung und B2B-Transaktionen zu modernisieren. Diese lokalen Gesetze sind der erste Schritt zu einer umfassenderen europäischen Angleichung im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (oder ViDA), die schließlich die elektronische Berichterstattung für alle innergemeinschaftlichen Transaktionen in der EU einer Norm unterzieht.

Für Dich als Freelancer bedeutet dies, dass traditionelle PDFs für B2B-Transaktionen rechtlich nicht mehr gültig sein werden. Während Malt Deine Ausgangsrechnungen durch die Integration von E-Invoicing-Standards automatisiert, bist Du nun verpflichtet, einen zertifizierten Anbieter oder eine Plattform zu wählen, um Deine eingehenden elektronischen Rechnungen zu empfangen.

Es gibt einige spezifische Schritte, die Du unternehmen musst, um Dein Business für die Zukunft abzusichern. Wir unterstützen Dich mit einem vollständigen Leitfaden, wie Du konform bleibst und potenzielle Strafen Deiner lokalen Finanzbehörden vermeidest.

Der Rollout erfolgt schrittweise in ganz Europa ab dem 1. Januar 2026. Weitere Informationen zu den wichtigsten Ländern findest Du weiter unten.

Administrative Änderungen wie diese können überwältigend sein – aber bei Malt bist Du in guten Händen. Schauen wir uns an, worum wir uns kümmern und welche zusätzlichen Schritte Du selbst unternehmen musst.

Hier ist die Aufschlüsselung:

• Malts Verantwortung: Wie bisher erstellen wir in Deinem Namen rechtskonforme Rechnungen unter Berücksichtigung aller lokalen und internationalen Vorschriften. Technisch gesehen wandeln wir Deine Projektdaten in das entsprechende obligatorische maschinenlesbare Format um, versehen es mit einem Zeitstempel für die steuerliche Gültigkeit und senden es an Deinen Kunden.
• Deine Verantwortung: Du musst einen „Endpunkt“ (Peppol Access Point) wählen, an dem die von Dir empfangenen Rechnungen offiziell archiviert werden. Befolge die untenstehenden Schritte, um sicherzustellen, dass Du rechtlich abgesichert bist.

Um diese Anforderungen zu erfüllen und unnötige Bußgelder zu vermeiden, folge diesen drei Schritten:

1. Abonniere einen zertifizierten Access Point

Es ist nicht möglich, E-Rechnungen über einen Standard-Posteingang zu empfangen. Du benötigst ein „digitales Postfach“ im Peppol-Netzwerk.

• Warum? Du wirst sowohl Rechnungen für Servicegebühren als auch Gutschriften (Self-Billing-Invoices) erhalten. Prüfe mit Deinem Anbieter, ob er die von Malt ausgestellten Gutschriften korrekt abrufen kann. Tipp: Wir empfehlen die Nutzung eines unserer integrierten Partner.

2. Überprüfe Deine Umsatzsteuer-/Registernummer auf Malt

Das E-Invoicing-Netzwerk leitet Dokumente anhand Deiner offiziellen Steuer-ID weiter. Wenn Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Deinen Malt-Einstellungen veraltet ist oder einen Tippfehler enthält, kann das Netzwerk Dein „Postfach“ nicht finden und Deine Rechnungen können nicht zugestellt werden.

• Quick Check: Überprüfe jetzt Deine Steueridentifikationsnummer in Deinem Malt-Profil.

3. Aktiviere „Self-Billing“ auf Deiner gewählten Plattform

Da Malt Rechnungen in Deinem Namen erstellt, benötigt Deine neue E-Invoicing-Plattform Deine Erlaubnis, diese Dokumente von Dritten zu „akzeptieren“. Sobald Du Dich für einen Anbieter entschieden hast, stelle sicher, dass die Option „Self-Billing" (Gutschriftverfahren) auf AN gestellt ist.

Pro-Tipp: Bring Deine externen Kunden zu Malt

Compliance sollte nicht nur für Deine Malt-Projekte gelten. Du kannst sicherstellen, dass Dein gesamtes Business konform ist, indem Du Deine externen Kunden zu Malt mitbringst. Wenn Du Deine eigenen Kunden auf Malt verwaltest, kannst Du das E-Invoicing für sie mit einer Provision von nur 0-2 % abwickeln. Du erhältst Compliance-Sicherheit, und Deine Kunden profitieren von einem reibungslosen Prozess.

Diese Umstellung ist Teil der EU-weiten Lösung für die sogenannte „MwSt-Lücke“ (VAT Gap). Ziel ist es, den jährlichen Verlust von rund 93 Milliarden Euro zu schließen. Die entsprechende „ViDA“-Initiative wurde am 11. März 2025 offiziell vom Rat der Europäischen Union verabschiedet.

Gut zu wissen: Wenn Du gelegentlich für Privatpersonen (B2C) oder Kunden außerhalb der EU arbeitest, fallen diese Rechnungen nicht unter die neuen Vorschriften. Grenzüberschreitende Rechnungen innerhalb der EU unterliegen bereits jetzt schrittweise der E-Rechnung Pflicht.

Besuche unsere FAQ-Seite oder kontaktiere unser Support-Team unter [email protected].

Nun bist Du gefragt! Richte noch heute Deinen Access Point ein und sei der Entwicklung einen Schritt voraus, um Bußgelder oder blockierte Zahlungen zu vermeiden.