Tagessätze: Dein Guide für eine faire Abrechnung

Deinen Tagessatz festzulegen ist ein entscheidender Schritt – und oft anspruchsvoller, als man denkt. Ist er zu niedrig, können Auftraggeber:innen an Deiner Expertise zweifeln. Ist er zu hoch, zögern sie vielleicht, Dich für das Projekt auszuwählen. Die Balance ist entscheidend: Du willst fair bezahlt werden und gleichzeitig attraktiv für neue Aufträge bleiben.

Aber wie kalkulierst Du Deinen Umsatz sinnvoll – und worauf solltest Du als Freelancer besonders achten? Genau darüber haben Hanna Cohen Sebban (Key Account Project Partner) und Antoine Dupuis (Senior Freelancer Manager bei Malt) in unserer ersten Live-FAQ gesprochen – und ihre wertvollsten Tipps mit Dir geteilt.

Das sind die wichtigsten Learnings aus unserem Live-FAQ-Webinar:

1. Orientiere Dich am Markt

Dein Tagessatz sollte nie willkürlich festgelegt werden – er muss durchdacht und marktgerecht sein. Für Deine Positionierung spielen mehrere Faktoren eine Rolle:

• Deine fachliche Expertise
• Dein Erfahrungslevel
• Die Region, in der Du arbeitest

Check Deine Konkurrenz

Nimm Dir die Zeit, Profile mit ähnlichem Hintergrund - und ihre Tagessätze - auf Plattformen wie Malt, LinkedIn oder in Freelancer Gruppen zu analysieren.

Tipp #1: In Deinem Freelancer Dashboard auf Malt findest Du links die Option „Profile ansehen“. Hier kannst Du sehen, welche Tagessätze andere Talente mit vergleichbarem Profil aufrufen.

Positioniere Dich bewusst

Ein:e UX-Designer:in in München wird in der Regel andere Tagessätze verlangen als jemand mit ähnlichem Profil in einer kleineren Stadt. Faktoren wie Erfahrung, Nachfrage und Standort beeinflussen Deine Preisgestaltung deutlich – also berücksichtige Deine Region in Deiner Kalkulation.

Verdeutliche Dein Erfahrungsniveau

Ob Einsteiger:in, Fortgeschrittene:r oder Expert:in – Dein Tagessatz sollte widerspiegeln, welches Know-how Du mitbringst und welchen Mehrwert Du potenziellen Auftraggeber:innen bietest.

Tipp #2 : Das wichtigste Tool, um auf Malt Deinen Tagessatz zu bestimmen: Mithilfe der Erfahrung unserer großen Freelancer-Community haben wir einen praktischen Überblick über das Freelancer-Tarifbarometer erstellt. Diese Benchmark basiert auf echten Projektdaten – und hilft Dir, die marktüblichen Tagessätze in Deinem Fachbereich realistisch einzuschätzen. Speichere sie Dir am besten direkt als Favorit.

2. Plane Zusatzkosten ein (und unangenehme Überraschungen vermeiden)

Als Freelancer bist Du nicht nur für Deine Arbeit verantwortlich – Du führst ein eigenes Business. Damit Du Deinen Tagessatz realistisch kalkulierst und nicht unter Wert arbeitest, solltest Du folgende Kosten unbedingt in Deine Rechnung mit einbeziehen:

• Steuern und Abgaben: Dazu gehören Einkommenssteuer, Sozialabgaben und ggf. Beiträge zur privaten Altersvorsorge. Sorge dafür, dass Du steuerlich korrekt registriert bist und genug zurücklegst, um Deine Steuerlast abzudecken.
• Tools & Software: Abos für Tools wie Adobe Creative Cloud, Figma, Notion oder andere branchenspezifische Plattformen gehören zu Deinem täglichen Arbeitswerkzeug – und sollten in Deiner Preisgestaltung berücksichtigt werden.
• Nicht abrechenbare Tage: Urlaubs- oder Krankheitstage, Pausen zwischen Projekten oder Zeiten für Weiterbildung und Admin-Aufgaben – all das sind Phasen, für die du niemandem eine Rechnung ausstellen kannst. Dein Tagessatz sollte so also kalkuliert sein, dass er auch diese Zeiträume mit abdeckt.
• Ausstattung & Arbeitsplatz: Laptop, Smartphone, Büromaterial oder ein Coworking-Space – alles legitime Geschäftsausgaben, die Deinen Alltag als Freelancer erst möglich machen. Auch diese Kosten gehören in Deine Kalkulation.

Um Dich bei genau diesen Themen zu unterstützen, haben wir auf Malt Kooperationen mit Expert:innen ins Leben gerufen, die Dir mit wertvollem Wissen zur Seite stehen. Schau gern mal auf unserer Partner-Seite vorbei – dort findest Du Angebote, die Dir den Freelancer-Alltag leichter machen.

3. Passe Deinen Tagessatz dem Projekt an

Gute Freelancer zeichnen sich durch Flexibilität aus – auch bei der Preisgestaltung. Dein Tagessatz darf (und sollte) je nach Projekt und Rahmenbedingungen variieren. Diese Faktoren solltest Du dabei im Blick behalten:

• Langfristige Projekte: Es kann sinnvoll sein, den durchschnittlichen Tagessatz leicht zu senken, um Dir einen stabilen Auftrag über mehrere Monate zu sichern. So sicherst Du Dir ein regelmäßiges Einkommen, stärkst die Beziehung zur:m Auftraggeber:in – und sparst Zeit bei der Akquise neuer Projekte.
• (Ultra-)spezialisierte Expertise: Wenn das Projekt eine seltene oder hochspezialisierte Fähigkeit erfordert, darf sich das auch in Deinem Tagessatz widerspiegeln. Auftraggeber:innen, die nach dem sprichwörtlichen „Einhorn“ für besonders komplexe Aufgaben suchen, sind oft bereit, dafür entsprechend zu zahlen.
• Enge Deadlines? Je höher der zeitliche Druck, desto stärker sollte sich das auch im Preis niederschlagen. Hohe Einsatzbereitschaft, intensive Projektphasen und persönliche Abstriche verdienen eine faire Honorierung – vor allem dann, wenn Wochenenden, Abende oder spontane Einsätze gefragt sind.

Auf Malt kannst Du die Rahmenbedingungen für jedes Projekt individuell anpassen – und so dafür sorgen, dass Leistung, Aufwand und Vergütung im Gleichgewicht bleiben.

4. Bestimmte einen Tagessatz der für Dich auf Malt funktioniert

Hier sind ein paar Tipps, wie Du Deinen Tagessatz auf Malt souverän und transparent kommunizierst – und gleichzeitig flexibel bleibst:

• Definiere einen konsistenten Tagessatz – und halte daran fest: Wenn Du Deinen Tagessatz zu Beginn eines Gesprächs mit einem:einer Auftraggeber:in oder einem Malt Project Partner kommunizierst, solltest Du ihn später nur mit gutem Grund anpassen. Unerwartete Änderungen können Vertrauen kosten – und im schlimmsten Fall die Zusammenarbeit gefährden.
• Gib eine Preisspanne an, wenn Du Dir unsicher bist: Gerade zu Beginn eines Gesprächs – zum Beispiel, wenn die genauen Anforderungen noch nicht klar sind – kann es hilfreich sein, statt einer konkreten Zahl eine realistische Spanne zu nennen. Das schafft Flexibilität und sorgt trotzdem für transparente Erwartungen.
• Behalte den Gesamtpreis für den:die Auftraggeber:in im Blick: Der Preis, den Auftraggeber:innen letztlich zahlen, liegt über Deinem veröffentlichten Tagessatz – durch die Malt-Servicegebühren und ggf. die Mehrwertsteuer. Achte bei der Kommunikation darauf und berücksichtige das in Deinen Verhandlungen.
• Optimiere Deinen Tagessatz auf Malt: Wähle einen durchschnittlichen Tagessatz, der Deine Expertise widerspiegelt – und trotzdem wettbewerbsfähig bleibt. Ein zu hoher Wert kann dazu führen, dass potenzielle Projekte an Dir vorbeigehen. Beispiel: Wenn Du grundsätzlich zwischen 900 € und 1.100 € pro Tag arbeiten würdest, kann ein veröffentlichtes Profil mit einem Tagessatz von 980 € ein kluger Mittelweg sein.

Biete flexible Lösungen an

Liegt Dein Tagessatz über dem Budget eines:einer Auftraggeber:in, lohnt es sich, Alternativen vorzuschlagen – zum Beispiel, nur an vier Tagen pro Woche zu arbeiten statt an fünf. So entsteht Raum für Kompromisse.

Fazit:

Deinen Tagessatz festzulegen, heißt immer: die richtige Balance finden – zwischen Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit. Wenn Du den Markt kennst, Deine Kosten realistisch kalkulierst und Deinen Preis je nach Projekt geschickt anpasst, gehst Du selbstbewusst in jede Verhandlung – und zeigst klar, welchen Wert Du mitbringst. Auf Malt genauso wie in Deinem gesamten Freelancer-Alltag.