Wann Sie einen selbstständigen Berater beauftragen sollten

Sie wissen, dass Ihnen intern in bestimmten Bereichen die nötigen Ressourcen und Kompetenzen fehlen und dass Sie zusätzliche Unterstützung benötigen. In der Vergangenheit ist es Ihnen mitunter schwergefallen, zu entscheiden, wann es am sinnvollsten ist, einen Vollzeitmitarbeiter zu engagieren, und wann ein Beratungsunternehmen oder einen selbstständigen Berater. Damit sind Sie nicht alleine. 

Viele Unternehmen greifen heute auf eine dieser Optionen zurück, um neue Initiativen umzusetzen oder spezifische Herausforderungen zu lösen. Während einige Firmen vorschnell zu dem Schluss kommen, dass sie eine Vollzeitkraft benötigen, beauftragen andere kurzerhand eine Unternehmensberatung, was mit hohen Kosten und langen Projektlaufzeiten einhergehen kann. 

Bevor Sie sich für eine dieser zwei Optionen entscheiden, sollten Sie die folgenden Szenarien berücksichtigen, in denen ein selbstständiger Berater wahrscheinlich die bessere Wahl ist:

  1. Projektspezifische Situationen, in denen ein klar umrissenes Problem gelöst werden muss und für die im Unternehmen die Expertise oder Erfahrung fehlt 
  2. Wenn Sie jemanden brauchen, der sich voll und ganz auf das Projekt oder die Aufgabe konzentriert und sofort loslegen kann, ohne sich große Sorgen um künftige Umsätze machen zu müssen
  3. Wenn Ihr Unternehmen die Verantwortung für die finale Lösung trägt und diese bereitstellt und ein externer Spezialist benötigt wird, um sie über die „Ziellinie“ zu bringen 

In diesem Artikel gehen wir auf jedes dieser Szenarien ein und erläutern, weshalb ein selbstständiger Berater in diesen Fällen die beste Wahl ist. 

1. Beauftragung eines selbstständigen Beraters für ein klar umrissenes Projekt

Wenn die zu erledigende Tätigkeit rollengebunden und fortlaufend ist, sollten Sie einen festen Mitarbeiter einstellen. Handelt es sich zum Beispiel um eine regelmäßig wiederkehrende Aufgabe, ist es meist sinnvoll, wenn sich ein interner Mitarbeiter mit ihr befasst. 

Auf ein traditionelles Beratungsunternehmen zu setzen ist hingegen sinnvoll, wenn die entsprechende Aufgabenstellung Problemlösungskompetenzen in größerem Maßstab erfordert. Manchmal ist der Zugang zu firmeneigenem Insiderwissen erforderlich oder es wird Unterstützung bei größeren Veränderungsprozessen benötigt. Wenn beispielsweise Stellenstreichungen geplant sind, erhält eine solche Empfehlung mehr Gewicht, wenn sie von einer Beratungsgesellschaft mit anerkannter Autorität wie McKinsey stammt. 

Wenn für einen konkreten Zeitraum bestimmte fachliche Kompetenzen zur Unterstützung von Geschäftsentscheidungen benötigt werden, sollten Sie allerdings ernsthaft darüber nachdenken, einen selbstständigen Berater zu beauftragen. Gute Beispiele sind etwa die Begleitung einer Neuimplementierung durch einen Projektmanager oder die Einleitung eines Kulturwandels im Unternehmen durch einen Change-Management-Experten.

Bevor Sie einen Berater beauftragen, sollten Sie sich die folgenden Fragen beantworten, um sicherzugehen, dass Projektvorgaben und -ziele übereinstimmen. 

  • Worin besteht das Problem?
  • Welches Ergebnis wollen wir erreichen?
  • Welche zeitlichen Vorgaben gibt es?
  • Wer sind die Stakeholder?
  • Welche Einschränkungen gibt es?
  • Warum können wir es nicht selbst machen?

2. Beauftragung eines selbstständigen Beraters, wenn schnell und fokussiert gehandelt werden muss

Tatsache ist, dass auch große Beratungshäuser ihre Projekte, Strukturen und Geschäftsentwicklungsziele mit den Ihren in Einklang bringen müssen. Viele große Unternehmensberatungen sind z. B. für ihre „Land-and-Expand-Strategie“ bekannt, d. h. sie suchen nach Möglichkeiten, mit weiteren Abteilungen in Ihrem Unternehmen zusammenzuarbeiten und neue Kontakte zu knüpfen, um Folgeaufträge zu gewinnen. Diese Beziehungen sind großartig, es sei denn, Sie suchen jemanden, der schnell loslegen kann und sich ausschließlich auf Ihre Projektziele konzentriert. 

Die Einstellung von Vollzeitbeschäftigten kann ein langwieriger Prozess sein. Es kostet viel Zeit und Mühe, die richtige Person zu finden, und noch mehr Zeit, bis sie vom vorherigen Arbeitsplatz zu Ihnen gewechselt ist, sich gut in Ihre Organisation integriert hat und wertschöpfend arbeitet.

Feste Mitarbeiter einzustellen mag auf lange Sicht effizient sein, nicht jedoch, wenn die Aufgabenstellung zeitkritisch ist. Wenn Sie unmittelbaren Bedarf haben, suchen Sie sich am besten einen freiberuflichen Berater. Diese stehen häufig auch kurzfristig zur Verfügung und brauchen nicht viel Zeit, um sich einzuarbeiten. 

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen brauchen Experten, die schnell loslegen können. Es vergeht weniger Zeit für die Einarbeitung und die Anpassung an die kulturellen Gegebenheiten. Die Beauftragung eines selbständigen Beraters ist der sinnvollste Weg, wenn Sie jemanden suchen, der direkt zur Sache kommt und nicht groß an die Hand genommen werden muss, um aktiv zu werden.

Freie Berater verfügen meist auch über die entsprechende Beratungs- und Praxiserfahrung. Sie wissen, wie sie in verschiedensten Umgebungen agieren müssen, um etwas zu erreichen. Sie verstehen, dass es ein Problem zu lösen gibt, und ihr Ziel ist es, dies so schnell wie möglich zu tun. Es ist unwahrscheinlich, dass sie länger als nötig bleiben, und sie werden schnell Mehrwert stiften.

3. Beauftragung eines selbstständigen Beraters, wenn eine lieferfähige Lösung gewünscht wird

Die richtige Lösung ist auf dem Papier nicht zwangsläufig perfekt, sie löst aber immer das Problem. Erforderlich ist hierzu die Akzeptanz und das Buy-in aller wichtigen Stakeholder in Ihrem Unternehmen. 

Ein entscheidender Vorteil der Zusammenarbeit mit selbstständigen Beratern ist, dass viele von ihnen sowohl in Unternehmen als auch in der Beratung tätig waren und entsprechend erfahren sind, wenn es darum geht, ein solches Buy-in zu erreichen. Sie können Ihnen dabei helfen, zur richtigen Zeit mit den richtigen Leuten ins Gespräch zu kommen und gleichzeitig frische Ideen, Evidenzanalysen und neue Perspektiven einbringen. 

Um Ihnen den Kontext zu verdeutlichen: In traditionellen Beratungsfirmen besteht das Senior-Team, das die Kundenbeziehung managt, in der Regel aus fachlichen Spezialisten – das Team, das die Arbeit vor Ort leistet, aber möglicherweise nicht. Interne Stakeholder können rasch das Vertrauen in weniger erfahrene oder junge Berater verlieren. Außerdem sollten Sie bedenken, dass große Unternehmen in der Regel eine Vielzahl von Kunden haben und so ein einzelnes misslungenes Projekt für sie weniger gravierend sein dürfte. 

Bei Festangestellten verlagert sich hingegen mit der Zeit häufig der Projektschwerpunkt. Viele Kunden berichten, dass bei Großprojekten nach ein oder zwei Jahren zwar viel Arbeit geleistet wurde, sich aber der Projektumfang vergrößert hat und sich Zielsetzungen gegenüber der klar umrissenen initialen Aufgabenstellung verschoben haben. Selbst mit den richtigen Ressourcen und den besten Absichten verschieben sich Prioritäten und das eigentliche Ziel wird nie wirklich erreicht. 

Selbstständige Berater leben von Ihrem Ruf. Es liegt daher in ihrem Interesse, dass ihre Kunden mit ihrer Arbeit und dem Endergebnis rundum zufrieden sind. Sie wollen eine dauerhafte Lösung schaffen und konkrete Zielsetzungen möglichst effizient und strategisch angehen.

Beauftragung von Beratern – Vertrauen ist der Schlüssel 

Falls Sie erwägen, einen selbstständigen Berater zu beauftragen, ist das wichtigste Kriterium für die Zusammenarbeit Vertrauen. Untersuchungen von Gallup zeigen: 

„Vertrauen ist die Basis einer jeden Zusammenarbeit. Wenn Vertrauen herrscht, können sich beide Seiten auf ihre jeweiligen Aufgaben konzentrieren und sich auf den jeweils anderen verlassen. Bei einer guten Zusammenarbeit stimmen 87 % der Kooperationspartner zu bzw. voll und ganz zu, dass gegenseitiges Vertrauen herrscht. Bei einer schlechten Zusammenarbeit sind 50 % der Kooperationspartner überhaupt nicht dieser Ansicht.“ 

Um dieses Vertrauensverhältnis in der Zusammenarbeit mit selbstständigen Beratern zu erreichen, sollten Sie die Personen kennenlernen, die die Arbeit tatsächlich verrichten werden (nicht nur die Senior-Projektleiter) und Folgendes herausfinden:

  • Stimmen ihre Beweggründe für die Teilnahme an dem Projekt mit Ihren überein?
  • Stimmen ihre Erfolgsmaßstäbe mit Ihren überein?
  • Sind sie wirklich enthusiastisch, mit Ihnen zu arbeiten, und sind Sie es auch?

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie sich über Ihre eigene Rolle im Projekt im Klaren sind. Wenn Sie eng mit dem Berater zusammenarbeiten und ihm Ihre Zeit widmen, ihm den nötigen Zugang gewähren und ihn bei Bedarf unterstützen, dankt er es Ihnen mit einem ausgezeichneten Projekt-Outcome, das Sie erfolgreich implementieren können.