Talentierte Fachkräfte sind Mangelware, weshalb immer mehr Unternehmen und Start-ups auf externes Know-how zurückgreifen und mit Freelancer*innen arbeiten. Doch Freelancer*innen sind keine Mitarbeiter*innen, sondern externe Dienstleister. Sie sind ihr ihr*e eigener/eigene Chef*in und stemmen oftmals mehrere Projekte gleichzeitig. Um eine gut funktionierende Zusammenarbeit aufzubauen, ist es wichtig, dass Sie die Erwartungshaltungen von Freelancer*innen kennen, darauf eingehen können und über die rechtlichen Rahmenbedingungen informiert sind.
1. Kommunikation ist das A & O
Sobald Sie die passenden Freelancer*innen gefunden haben, bleibt der Austausch weiterhin eine wichtige Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Hier gilt es eine Gratwanderung zwischen zu wenig und zu viel Interaktion zu meistern. Freelancer*innen sollen sich weder allein gelassen, noch mit zu vielen Kanälen und Meetings überfordert fühlen. Bedenken Sie immer, dass Selbständige oft noch an anderen Projekten gleichzeitig arbeiten. Besprechen Sie deshalb bereits am Anfang der Zusammenarbeit, wie sich die Kommunikation im Laufe des Projekts gestalten soll. Nur so weiß jede Seite, was von ihr erwartet wird. Das können wöchentliche Meetings sein, eine laufende Kommunikation über Slack oder ein zweiwöchentlicher Call zum Projektfortschritt – das kann je nach Art und Umfang des Projekts variieren. Sicher ist, dass ein regelmäßiger Austausch die Effizienz von Freelancer*innen steigert.
Bleiben Sie in Ihrer Kommunikation immer transparent und ehrlich! Ganz gleich, ob es sich um Ihre Erwartungen, Fristen oder Zahlungsmodalitäten handelt. Muss zum Beispiel nachträglich etwas zum Briefing hinzugefügt werden, besprechen Sie die Ergänzungen und den damit einhergehenden Mehraufwand. Das schafft Vertrauen.
Zur Kommunikation gehört natürlich auch das Thema Wertschätzung. Vergessen Sie nicht, dass sich Freelancer*innen immer über Feedback zu ihrer geleisteten Arbeit freuen. In Unternehmen gibt es regelmäßige Feedbackgespräche, warum also nicht das Ende des Projekts gemeinsam mit einer Feedback-Runde abschließen?
2. Profitieren Sie von einem neuen Blickwinkel
Sicher wollen Sie mit Freelancer*innen arbeiten, weil sie Expert*innen auf ihrem Gebiet sind. Doch ebenso wertvoll ist ihr externer Blick auf Ihr Unternehmen. Dieser ist oftmals hilfreich, um ein Projekt von einer neuen Perspektive zu betrachten oder Prozesse auf den neuesten Stand zu bringen.
Bei der Freelance-Arbeitsmethode geht es also darum, so viel Raum wie
möglich zu schaffen, um voneinander zu lernen. Bedenken Sie, dass Freiberufler*innen über Jahre eine breite Palette an Arbeitserfahrungen und Referenzen gesammelt haben, die sich nicht nur auf ein Unternehmen, sondern auf einen ganzen Markt erstrecken. Dieses wertvolle Wissen sollten Sie sich für Ihren Projekterfolg zu Eigen machen.
Das heißt gleichzeitig, dass Unternehmen bereit sein sollten, Ratschläge und Empfehlungen von Externen anzunehmen und sich offen für neue Möglichkeiten zu zeigen. Indem Sie die externe Perspektive als wertvolles Gut schätzen, können Sie ein vertrauensvolles Verhältnis mit Freelancer*innen eingehen.
„Als externe Beraterin kann ich Veränderungen oft leichter vorantreiben als ein Vollzeitmitarbeiter. Meine Hauptmotivation ist es, ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen, ohne viel Zeit für interne Prozesse oder Unternehmenspolitik zu vergeuden.“ – Dr. Maria Bartschat, Digital Transformation Coach und Neue Arbeit
Gut zu wissen: Laut der Freelancing in Europe Studie 2022 legen Freelancer*innen in Deutschland bei der Zusammenarbeit am meisten Wert (65 %) auf ein gutes Verhältnis mit ihrem Team, während unflexible Prozesse das höchste Hindernis für sie darstellen. Ein vertrauensvolles Verhältnis, bei dem beide Seiten voneinander lernen können, ist somit ein wichtiger Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Freelancer*innen.
3. Die rechtlichen Aspekte kennen
Wenn Unternehmen Freelancer*innen buchen, kommen keine großen Verpflichtungen auf sie zu: keine Anmeldungen, keine Sozialabgaben, keine Urlaubsregelungen. Dennoch sollten Sie sich mit dem Thema Scheinselbstständigkeit kurz vertraut machen, wenn Sie mit Freelancer*innen arbeiten.
Wenn es darum geht zu beurteilen, ob es sich bei dem Arbeitsverhältnis um eine Scheinselbstständigkeit handelt oder nicht, werden grundsätzlich drei Punkte genauer betrachtet:
- Weisungsbindung: Es muss ersichtlich sein, dass die Freelancer*innen die Freiheit haben, das Projekt so anzugehen, wie sie es für richtig halten. In einem Vertrag wird ein Endziel festgelegt, die genauen Prozesse bestimmt allerdings der*die Freelancer*in.
- Integration: Der Unterschied zwischen “intern” und “extern” muss deutlich erkennbar sein. Sollten Freelancer*innen sehr oft in Ihrem Büro mit Ihren Arbeitsmitteln arbeiten, kann dies als Scheinselbstständigkeit gedeutet werden.
- Unternehmerische Freiheit: Freelancer*innen müssen in der Regel mehr als einen Auftraggeber haben und dazu auch die Möglichkeit bekommen. Das heißt, dass es keine Exklusivitätsforderungen geben darf. Es kann natürlich vorkommen, dass eine begrenzte Bindung besteht, jedoch sollte diese zeitlich begrenzt sein. Generell werden nur die geleisteten Stunden bezahlt, sodass Urlaub und Krankheit von den Freelancer*innen selbst zu tragen sind.
Tipp: Wenn Sie sich beim Thema Scheinselbstständigkeit unsicher sind, empfehlen wir Ihnen, das Standard-Vertragswerk für die Zusammenarbeit mit Freelancer*innen vorab von einem Anwalt prüfen zu lassen. Denn sollte bei einer Betriebsprüfung eine Scheinselbstständigkeit festgestellt werden, sind beide Seiten verpflichtet, die Beiträge zur gesetzlichen Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung rückwirkend zu entrichten.
Fazit
Passende Talente zu gewinnen und zu halten, ist für Unternehmen von zentraler Bedeutung geworden. Wenn Sie die Bedürfnisse von Freelancer*innen kennen, können Sie aus einem riesigen Pool von Expert*innen schöpfen, die Sie immer wieder gern in Ihren Projekten unterstützen.
Indem Sie ein angenehmes und wertschätzendes Arbeitsumfeld schaffen, können Sie auf eine erfolgreiche und langfristige Zusammenarbeit bauen, die aus Kommunikation, Feedback und gegenseitigem Austausch und Lernen besteht. Wenn Sie auch die rechtlichen Rahmenbedingungen beachten, steht der “New Work Ordner” in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Weg.
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