Eine flexible Verfügbarkeit, zeitlich begrenzte und effiziente Kooperationen, sowie extern benötigtes Know-how, sind für Unternehmen die ausschlaggebenden Faktoren. Unternehmen beklagen häufig, dass die Zusammenarbeit mit Freelancer*innen im Laufe des Projekts scheitert. Woran könnte das liegen? In diesem Artikel erklären wir Ihnen, welche vier Faktoren Sie nach der Beauftragung von freischaffendem Personal beachten sollten.
Das Briefing – Grundlage für eine positive Zusammenarbeit
Das Briefing definiert den Projektumfang und stellt die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Freelancer*innen dar. Ein detailliertes Briefing sollte die beauftragten Personen detailgenau über die anstehenden Arbeiten informieren. Für Unternehmen ergibt sich daraus eine vorausschauende Analyse des anstehenden Arbeitsbedarfs. Eine intensive Auseinandersetzung mit praxisorientierten Anforderungen hilft Ihrem Unternehmen, die bevorstehende Zusammenarbeit mit Freelancer*innen positiv zu gestalten. Aus dieser Analyse resultiert der Projektumfang, der die Grundlage für ein professionelles Briefing darstellt.
Das Briefing ist bei der aktiven Suche und im Zuge der anstehenden Zusammenarbeit gleichermaßen wichtig. Vor der Suche dient die Auftragsbeschreibung vorwiegend dazu, die bestmöglichen Freelancer*innen zu gewinnen. Nach erfolgreicher Suche ist das Briefing weiterhin Grundlage für Freelancer*innen, um besprochene Aufträge mit zielführenden Resultaten zu bearbeiten. Wie sollte ein professionelles Briefing aussehen? Was grundsätzlich nach einer lösbaren Aufgabe klingt, stellt sich in der Praxis als komplexes Thema dar.
So erstellen Sie ein erstklassiges Briefing für Freelancer*innen
Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass nur wenige Unternehmen eine klare und detaillierte Auftragsbeschreibung verfassen. In den meisten Fällen weisen die Briefings in puncto Arbeitsaufwand und Bearbeitungs- und Abgabeformate erhebliche Lücken auf. Wenn Sie folgende Faktoren beachten, sollte Ihnen zukünftig das Verfassen eines starken Briefings leichter fallen:
- Unternehmen und Projekt vorstellen: Unternehmenskultur, Werte und Stile beschreiben. Das Projekt in einen Kontext stellen und Hierarchien bzw. Strukturen erläutern.
- Das Projekt definieren: Ziele formulieren, den aktuellen Stand wiedergeben und gewünschte Abgabe- bzw. Bearbeitungsformate detailgenau schildern.
- Umfang und Aufwand definieren: Praxisorientierte Erläuterungen zu den Arbeitsmethoden, Einsatztagen und ggf. Hinweis auf erwünschte Remote-Arbeit.
- Erwartungen formulieren: Auf gewünschte Skills bzw. Fertigkeiten und Erfahrungen hinweisen. Erforderliche Fachkenntnisse (z. B. Programmier- oder Softwarekenntnisse) nicht vergessen.
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ein professionelles Briefing nur für die Suche der Freelancer*innen ausschlaggebend ist. Freischaffendes Personal stellt sich regelmäßig auf völlig neue Gegebenheiten und Anforderungen ein. Das Briefing stellt für Freelancer*innen einen Leitfaden dar, um die besprochenen Arbeiten ordnungsgemäß und zielführend auszuführen. Demnach empfinden Freelancer*innen auch nach der Übereinkunft das vorangegangene Briefing als wichtige Orientierungshilfe.
Unternehmenskultur vermitteln
Unternehmen lassen bei der Zusammenarbeit häufig eine ausführliche Erläuterung der Unternehmenswerte und -kultur vermissen. Meistens ist das aus unternehmerischer Sicht keine böse Absicht, sondern eine gut gemeinte vorbeugende Maßnahme, um temporär mitarbeitendes Personal nicht mit zu vielen Informationen zu belasten. Freelancer*innen wünschen sich in der Regel eine grobe Einweisung in die Grundstrukturen und Organisationen des Unternehmens. Eine zusammenfassende Auskunft erhöht bei Freelancer*innen das Verständnis für festgesetzte Arbeitsabläufe und gestaltet das Arbeiten wesentlich effizienter. An dieser Stelle ist es für Unternehmen wichtig, ein gesundes Maß an Unternehmenskultur zu vermitteln. Es ist sicherlich nicht notwendig mittel- oder langfristige Ziele zu erklären oder einen detaillierten Zugang zu allen Firmeninformationen zu erstellen. Wenn es Ihnen gelingt kurzfristige Prioritäten zu erläutern, benötigte Inhalte in einen Kontext zu stellen und die Konkurrenzsituation zu strukturieren, bedanken sich Freelancer*innen mit effizienter und hochwertiger Arbeit.
Vorbereitungsmaßnahmen für den Arbeitsbeginn ergreifen
Was selbstverständlich klingt, wird in der Praxis in vielen Fällen zu einem Dilemma. Dabei steht weniger der Arbeitsplatz oder Einsatzort im Vordergrund, sondern mehr der Zugang zu digitalen Arbeitswerkzeugen bzw. Software-Programmen. Die Erstellung von Benutzerkonten und Passwörtern bzw. das Überreichen von notwendigen Zugangsdaten wird gerne vergessen. Wenn Freelancer*innen sofort mit ihrer Arbeit beginnen sollen, müssen sämtliche Werkzeuge am Ankunftstag zur Verfügung stehen. Tipp: Richten Sie alle notwendigen Konten und Zugangsdaten wenigstens eine Woche vor Ankunft der Freelancer*innen ein. Und vergewissern Sie sich im Vorfeld, ob alle zur Verfügung gestellten Informationen funktionieren, indem Sie die Freelancer*innen darum bitten alle Zugänge auszuprobieren. So lassen sich auftretende Problematiken am Ankunftstag schnell lösen. Stehen Werkzeugzugriffe am Ankunftstag nicht zur Verfügung, kann es mehrere Stunden dauern, ehe alle Probleme gelöst sind.
Die wichtigsten Vorbereitungsmaßnahme im Überblick:
- Ggf. Zugangsausweis bzw. Zugangschip für die notwendigen Räumlichkeiten ausstellen.
- Für das Projekt notwendiges IT-Equipment wie z. B. Headset oder Webcam zur Verfügung stellen. Betriebsmittel, die eine Scheinselbständigkeit vermitteln können (z. B. Firmentelefon) sind damit nicht gemeint.
- Die externe E-Mail-Adresse der Freelancer*innen ins eigene System integrieren.
- Zugang zu Software und Tools organisieren. Damit sind insbesondere Intranet, Filesharing-Plattformen (z. B. Google Drive), Kalender- und Videokonferenztools sowie Zugangsdaten zu spezieller Software gemeint.
Unternehmen neigen dazu Zugänge zu Software-Programmen zurückzuhalten, weil sie eine ausführliche Einarbeitung am Ankunftstag anstreben. Freelancer*innen kennen aus ihren vergangenen Tätigkeiten eine Vielzahl von digitalen Arbeitsprozessen und Software-Programmen. Aus den gesammelten Erfahrungen sind sie in der Lage, sich im digitalen Raum schnell zurechtzufinden und neue Software zu erlernen.
Eine Bezugsperson bestimmen
Für Freelancer*innen ist eine Bezugsperson von enormer Bedeutung. Die Bezugsperson stellt die wichtigste Verbindung zwischen freischaffenden Mitarbeiter*innen und dem Unternehmen dar. Die Kontaktperson sollte dafür sorgen, die Freelancer*innen in das Team zu integrieren und sie mit allen unternehmensspezifischen Gepflogenheiten vertraut machen. Eine verlässliche und vertrauensvolle Bezugsperson ist für Freelancer*innen unerlässlich. Diese kooperierende Zusammenarbeit sorgt dafür, dass Freelancer*innen keine offenen Fragen haben und ihrer Arbeit jederzeit nachgehen können. Idealerweise ist die Bezugsperson über das Freelancer-Projekt informiert und schon im Kennenlern- bzw. Auswahlprozess dabei. Denn: Freelancer*innen und Bezugspersonen werden gerade am Anfang einen intensiven Austausch führen und sollten zueinander passen.
Zusammenfassung – so gelingt die Zusammenarbeit mit Freelancer*innen
Um mit Freelancer*innen erfolgreich zu kooperieren, sind einige Maßnahmen notwendig, die mit ständigem Personal nicht zu vergleichen sind. Freelancer*innen sind externe Ressourcen, die zeitweise zum Unternehmen stoßen, um Arbeiten durchzuführen, die außerhalb der Unternehmenskompetenzen liegen. Die zeitliche Begrenzung und die dazu gewonnene Expertise von außerhalb, schafft automatisch differenzierte Arbeitsbedingungen und -voraussetzungen. Zusammenfassend kristallisieren sich vier Kernpunkte zur erfolgreichen Kooperation von Unternehmen und Freelancer*innen heraus:
- Erstellung eines professionellen Briefings
- Unternehmenskultur und Vision vermitteln
- Vorbereitungsmaßnahmen ergreifen
- Bezugsperson zur Verfügung stellen
Wenn diese Faktoren bestmöglich umgesetzt bzw. im Laufe der Zeit professionalisiert werden, steht einer effektiven und positiven Zusammenarbeit mit Freelancer*innen nichts im Wege. Eine Zusammenarbeit mit Freelancer*innen kann Ihrem Unternehmen nicht nur kurzfristigen Projekterfolg einbringen: freischaffende Mitarbeiter*innen bringen fundierte Fachkenntnisse mit, von denen ein Unternehmen auch mittel- und langfristig profitieren kann.