Als Leiter der Geschäfte in Spanien und Vorgesetzter der Rechtsabteilung von Malt hatte Quentin mehrmals die Gelegenheit neue Teams aufzubauen. Anstatt 6 Monate mit der Einstellung eines Managers für den Aufbau eines neuen Teams zu verbringen oder letzteres zusätzlich zu seinen bereits bestehenden Aufgaben selbst zu übernehmen, hat es Quentin in der Vergangenheit oft vorgezogen, mit Freelance-Beratern zusammenzuarbeiten – erfahrene und sofort einsatzfähige Personalressourcen mit Senior Profil, die ihn dabei unterstützen, seine Wachstumsziele umzusetzen. Hier erzählt er uns mehr darüber.
Bei Malt arbeiten über 95% der Teams mit mindestens einem Freelancer, und zwar in allen unterschiedlichen Bereichen – von Recht, Produktmanagement und Marketing bis hin zum Personalwesen. Da es erfahrungsgemäß nur so scheint, als sei das Gras in Nachbars Garten grüner, ist sich auch Malt selbst ein treuer Kunde. Im Rahmen unserer Interviewreihe „How Malt uses Malt“ erklären uns Malter, wie und warum sie mit unabhängigen Beratern zusammenarbeiten.
Hallo Quentin, könntest Du Dich kurz vorstellen und etwas über Deine
Aufgaben bei Malt erzählen?
Ich bin Quentin, Chief Operating Officer bei Malt. Ich kam 2015 zu Malt, damals waren wir ein Team von nur 5 Leuten. Meine Rolle im Unternehmen hat sich über die Jahre hinweg weiterentwickelt, aber anfangs war ich ein richtiger „Tausendsassa“: ich habe mich um die finanziellen Aufgaben (Fundraising, Business Plan, Buchhaltung) und das Personalwesen gekümmert und war außerdem zuständig für die Vertriebsabteilung, die Rechtsabteilung, internationale Markteinführungen, das Community-Team usw. Wir haben die verschiedenen Stellen dann nach und nach mit kompetenten Mitarbeitern besetzt, so dass ich mich seither auf das konzentriere, was wir „Business Operations“ nennen, d.h. alles was sich um Unternehmensprozesse, Unternehmensstrategie, Tools und BI (Business Intelligence) dreht. Ich bin auch und vor allem für den spanischen Markt zuständig. Ich leite ein dort ansässiges Team von 25 Leuten und bin alle zwei Wochen in Madrid.
Für welche Art von Aufgaben beauftragst Du Freelancer?
1. Für Interim-Management
Im Bereich Sales Ops, müssen wir häufig komplett neue Teams aufbauen. Das war zum Beispiel der Fall, als wir bei Malt das erste Account Executive-Team gegründet haben. Außerdem haben wir beim Aufbau des Community-Teams und der Sourcing-Abteilung mitgewirkt, die vor gerade mal eineinhalb Jahren ins Leben gerufen wurde. Wenn in einem Start-up etwas entschieden wird, muss anschließend schnell gehandelt werden. Der Erfolg eines Unternehmens von unserer Größe hängt in erster Linie von seiner Agilität und Schnelligkeit bei der Umsetzung ab. Sobald eine Entscheidung getroffen ist, müssen wir innerhalb eines Monats das für deren Durchführung notwendige Team auf die Beine stellen. Wir brauchen deshalb Mitarbeiter, die sehr schnell einsatzfähig sind, unabhängig davon, ob es sich dabei um Kurzzeit-Mitarbeiter oder Freelancer handelt. Auf Interim-Lösungen greifen wir vor allem bei der Suche nach sog. „blue-collars“ zurück: Mitarbeiter im Kundensupport, kaufmännische Angestellte mit Junior Profil, Verwaltungsmitarbeiter usw. Freelancer gehören zur Familie der „white-collars“, d.h. der beratenden Berufe: Analysten, Recruiter oder Consultants. Je nachdem, welche Art von Team wir benötigen, müssen wir zwischen diesen beiden Profilen wählen.
Für den Aufbau des Account Executive-Teams beispielsweise, haben wir uns an Zeitarbeitsfirmen gewandt, da kaufmännische Profile dort häufig vertreten sind. Für die Sourcing-Abteilung hingegen haben wir auf Freelancer zurückgegriffen. Hélène Palluau, heute Head of Sourcing bei Malt, und damals unabhängige Change-Management-Beraterin, hat uns bei der Strukturierung dieses Teams unterstützt. Zu Beginn unserer Zusammenarbeit bestand die Sourcing-Abteilung aus 5 Personen und es wurde auf Dauer zu kompliziert das Team von jemandem leiten zu lassen, der bereits vollzeitbeschäftigt war! Nach mehreren Wochen voller Vorstellungsgespräche, entschloss ich mich dazu, selbst auf Malt nach einem Freelancer zu suchen. Wenn ich heute daran zurückdenke, komme ich mir richtig dumm vor, dass ich diese Wahl nicht viel früher getroffen habe. Der Tag, an dem Hélène bei uns angefangen hat, brachte mir große Erleichterung. Sie führte sehr schnell wirksame Prozesse ein (Perfomance Monitoring, Schulungen usw.). Das gleiche Szenario wiederholte sich mit Olivier Girardot, unserem derzeitigen Head of Data, der damals freier Berater war und mit dem wir 6 Monate auf freiberuflicher Basis zusammengearbeitet haben, bevor er unserem Team schließlich als fester Mitarbeiter beigetreten ist.
Für ein schnell wachsendes Start-up ist Interim-Management über Freelance-Verträge sehr nützlich: wir können schnell auf kompetente Fachkräfte zurückgreifen, ohne dabei das Unternehmenswachstum zu verlangsamen. Freiberufliche Berater sind Experten auf ihrem Gebiet, verfügen über mehrjährige Berufserfahrung und wissen deshalb genau, wie man Teams perfekt strukturiert. Wenn Sie ebenso schnell einen festen Mitarbeiter finden, dann umso besser! Aber mal ganz ehrlich, wir müssen doch realistisch bleiben: Die Neueinstellung eines Managers beansprucht in der Regel mehrere Monate. Heute zögere ich diesbezüglich nicht mehr – ich finde einen Freelancer noch am selben Tag, an dem ich die Stelle ausschreibe.
Die Zusammenarbeit mit einem Freelancer hat auch Einfluss auf die interne Arbeitsweise: Freelance-Berater kommen für eine zeitlich begrenzte Aufgabe ins Unternehmen. Sie arbeiten für einen Kunden, aber nicht für einen Vorgesetzten. Freelancer können deshalb leichter „Nein“ sagen und haben weniger Hemmungen, ihre Meinung kundzutun. Sie sind weniger zurückhaltend als dies ein Angestellter gegenüber seinem Vorgesetzten sein mag. Sie trauen sich eher, Dinge zu hinterfragen und offen anzusprechen. Darüber hinaus bringen sie viel Erfahrung mit. Sie haben in verschiedenen Firmen gearbeitet und gelernt Fallen, die es zu vermeiden gilt, zu erkennen. Das sind Vorteile, die dem ganzen Unternehmen dienen.
2. Zur Beschleunigung des Unternehmenswachstums
Ich greife auch in meiner Funktion als Country Manager für Spanien regelmäßig auf Freelance-Berater zurück, und zwar um bestimmte Aufgaben zu erfüllen, die wir aufgrund der relativ „kleinen“ Größe des Teams (bei Malt in Madrid arbeiten heute 25 Angestellte) noch nicht abdecken können. Egal ob es sich dabei um Veranstaltungsorganisation, interne Schulungen, Übersetzungen, Pressearbeit oder Marketing handelt: Freelancer begleiten uns das ganze Jahr über. Wenn man sich mit seinem Unternehmen in einen neuen Markt begibt, wird das Marketingbudget anfangs meist nicht sehr hoch bemessen und dafür jemanden auf Vollzeitbasis zu beschäftigen, wäre nicht angemessen. Da ist es wesentlich effizienter, einen Tag pro Woche Unterstützung von einem freiberuflichen Berater in Anspruch zu nehmen.
Und noch ein anderes Beispiel: als das Ops-Team regelrecht in Analysen versunken ist, haben wir beschlossen, uns in diesem Bereich von einem freiberuflichen Data Analyst unterstützen zu lassen.
3. Für einmalige Aufgaben
Zu guter Letzt arbeite ich auch mit Freelancern zusammen, um meinen eigenen Terminkalender zu entlasten. Wenn ich keine Zeit habe, eine bestimmten Aufgabe zu erledigen, zum Beispiel, wenn ich einen Artikel schreibe, dann greife ich für die Übersetzung oder die Illustrierung desselben auf einen Freelancer zurück. Es kann sich dabei um sehr einfache Aufgaben handeln, die mir persönlich aber viel Zeit kosten würden. Als ich zum Beispiel festgestellt habe, dass auf dem Anrufbeantworter von Malt keine Ansage gespeichert war, habe ich einen auf die Erstellung von Voiceovers spezialisierten Freelancer beauftragt und innerhalb weniger Tage hatten wir auf unserem Anrufbeantworter die perfekte Ansage.
Nach welchen Kriterien wählst Du den Freelancer aus, mit dem Du
zusammenarbeiten willst?
Um auf Malt einen Freelance-Berater auszuwählen, schaue ich mir zunächst sein Profil genauer an und gehe seine Erfahrungen im Detail durch. Wenn ich dann mit ihm in Kontakt trete, achte ich sehr genau auf die Fragen, die er mir zum Projekt stellt und natürlich spielt der erste Eindruck eine wichtige Rolle. Ich frage pro Auftrag grundsätzlich nie mehr als zwei oder drei Freelancer an. Es bringt nichts, noch mehr zu kontaktieren, denn ich hätte nicht die Zeit, auf alle ihre Fragen zu antworten und außerdem finde ich mein Glück im Allgemeinen recht schnell.
Ich prüfe auch, ob der Freelancer bereits mit einem Mitarbeiter von Malt zusammengearbeitet hat. Der auf Malt verfügbare Filter „Freelancer meines Unternehmens“ ist sehr nützlich und ermöglicht es Unternehmen zu sehen, ob dieser oder jener Freelancer bereits einen Auftrag für einen seiner Mitarbeiter ausgeführt hat. Wichtig sind auch Empfehlungen, durch die man noch schneller vorankommen kann. Wenn ich zum Beispiel einen Designer auswähle, der bereits an unseren Präsentationen gearbeitet hat, dann spare ich mir enorm viel Zeit, weil er oder sie bereits mit unserem „Designsystem“ vertraut ist.
Was sind für Dich wesentliche Kriterien für eine gute Freelancer-
Unternehmensbeziehung?
Kommunikation ist das A und O für eine gute Zusammenarbeit: ein Freelance-Berater sollte sich niemals davor scheuen, bereits vor Aufgabenbeginn Fragen zu stellen, was meiner Meinung nach ein Zeichen dafür ist, dass er das Projekt versteht und beherrscht. Grundsätzlich aber ist das Onboarding eines Freelancers sowieso leichter als das eines Angestellten. Freelancer sind daran gewöhnt, von einem Auftrag zum nächsten zu wechseln. Sie sind eigentlich „plug and play“-Ressourcen, die sich sehr schnell an neue Umgebungen anpassen können. Wenn ein neuer Angestellter im Unternehmen beginnt, fängt er erst einmal bei null an, er hat noch nicht mal die nötigen Arbeitsmittel, wohingegen ein Freelancer sofort einsatzfähig ist. Um eine gute Zusammenarbeit mit einem freiberuflichen Berater sicherzustellen, ist es jedoch sehr wichtig, sich genügend Zeit zu nehmen, um die Rahmenbedingungen des Auftrags festzulegen: die Erwartungen hinsichtlich der zu erbringenden Leistung und die Deadline müssen genau definiert werden.
Außerdem ist es wichtig, während der gesamten Laufzeit des Vertrags in regelmäßigem Kontakt zu bleiben. Es gibt nichts Schlimmeres als den „Tunneleffekt“, bei dem der Kunde nicht weiß, was vor sich geht und Meinungen schnell auseinandergehen können. Das kann ganz einfach umgesetzt werden, indem man das Fortschreiten des Projekts etwa alle zwei Tage gemeinsam per E-Mail oder per Telefon bespricht.
