Philipp Scholl

Entwicklung von Onlineservices für den Fahrzeugbereich

- Requirements Engineering - Anforderungen von Stakeholdern und/oder Marktstudien ableiten

- Konzeption und Skizzierung von den möglichen Services

- Vorstellung vor Stakeholdern und Entscheidern

- Einhaltung von Quality Gates (für Bedienkonzepte, Data Privacy , Data Protection, Ticket-Erstellung, Planung)

- Erstellung von Mock-Ups, Saga's, Epics sowie Stories

- Durchführung und Leitung von Planing-, Refinement- , Daily- und Reviewterminen mit internationalen DEV-Teams

- KPI Definition sowie Umsetzung in geeigneten Tools (Graphana)

- Testfallskizzierung sowie End to End-Testmodelle erschaffen

Umfang - Projektübernahme als PO-T in drei Teilprojekten. Projektsprachen Deutsch und Englisch. Projektzusammenstellung - Stakeholder aus Europa/Asien, DEV-Teams aus Afrika/Südamerika

Arbeitsweise - nach SCRUM

Problem

Das Arbeitsaufkommen in dem Squad, welches sich um IT-Asset-Regulatorik und –Compliance kümmert, ist äußerst hoch, weswegen der Kunde einen freiberuflichen Mitarbeitenden gesucht hat. Speziell ist hier die Anforderung eine Person zu finden, welche als Generalist und Know-How-Träger für Projekte unterstützen kann.

Meine Aufgaben

Asset Owner

In dieser Rolle gibt es zwei Projekte, die von meiner Person begleitet werden.

Das erste Projekt ist ein neues Immobilien-Objektbewertungstool, welches in acht Plattformen von externen Finanzdienstleister integriert sein soll. Mit diesem Tool schafft man Synergien, dass die Bank und der Finanzdienstleister die gleiche Bewertung eines Objektes haben, um weitere Prüfungen bzw. Rückfragen zu minimieren. Das zweite Projekt ist die Einführung einer neuen Vertriebsplattform für deutschlandweit 5000-Partner. Inbegriffen sind technische Themen, Migrationsplanung, Schulungsplanung sowie regulatorische Prozesse.

IT Custodian

Aufgeteilt ist der Bereich in der Überwachung und Durchführung der anstehenden ITRMP-Kontrollen.

Außerdem werden die Assets, bei regulatorischen Änderungen, auf die nächsten Ebenen gezogen. Alle dazukommenden Assets durchlaufen intensive Risk- und Complianceprüfungen, bevor diese in den aktiven Dienst gehen.

 

Outsourcing Owner

Abhalten von Service Control Boards mit den jeweiligen Dienstleistern. SLA-Kontrollen sowie Einführung eines einfacheren SLA-Monitoring gehören zu den

Aufgaben. Aufgrund der anhaltenten Inflation gehören Preisverhandlungen zum Tagesgeschäft. Bei Einführung von neuen Third-Party-Assets müssen sämtliche Outsourcing-Kontrollen sowie -Prüfungen vollzogen und Prüfdokumente erstellt werden.

Tools

Jira Confluence, SERVICE NOW, MS Office, Jira Project

Team

2 Projektteams (3 und 24 Mitglieder), 3 Asset Owner, 2 IT Custodian und 1 Outsourcing Owner

Problem

Das Immobilienunternehmen hat weit über 4000 Einheiten in ganz Deutschland. Dies können einzelne Wohnungen sein, bis hin zu riesigen Bürokomplexen mit knapp 50 Mietern in einem Gebäude. Unter dem alten Management ist Papier das Mittel der Wahl gewesen, weswegen das Unternehmen leider die digitale Transformation verpasst hat. Aufgrund der neuen Management-Struktur ist ein schneller Wandel das Ziel und dies soll mit den Frequenz-Prozessen beginnen.

Kurzbeschreibung

Die vorhandenen Prozesse des Kunden müssen sich einer Analyse unterziehen. Innerhalb der dezentralen Facility-Management-Standorte gibt viele Unterschiede, weswegen dies einer der wichtigsten Punkte des Kunden ist. Hierzu benötigt der Kunde für den jeweiligen Standort eine APP, mit allen wichtigen Workflows geben, damit die Personen am Objekt mit einem Smartphone alles regeln bzw. anstoßen können. Gleichzeitig sollen die bereits vorhandenen Mietvertragsworkflows von mir angewandt und auf das Unternehmen angepasst werden. Insgesamt geht es um folgende Prozesse:

• Schadenmeldung Facility Manager und/oder Mieter

• Besorgungsprozesse

• Versorgungsprozesse

• Hausmeisterauftragsprozess

• Vermietungsprozess

• Übergabeprozess

Meine Aufgaben

Bei meiner anfänglichen Analyse stellt sich heraus, dass die größten Probleme bei den teils sehr unkoordinierten Facilitymanagern ist. Aufgrund der unstrukturierten Arbeitslast fahren die Personen teilweise drei Mal am Tag zu einem Objekt. Dies hat nicht geschriebene oder umgelegte Rechnungen zur Folge. Nach den ersten Gesprächen mit dem Management ist der größte Facility-Manager-Standort der erste Projektmeilenstein. Anhand von Live-Beispielen vor Ort werden die ersten BPMN-Diagramme erstellt und die optimierten Prozesse als zweite Variante dagegengestellt. Anhand des PLEE-Prinzips (Problem, Lösungsvorschläge, Empfehlung, Entscheidung) erhielt das Management den aktuellen Vorschlag. Im ersten Step benötigen die Mieter den Workflowstart in digitaler Form, weswegen es eine Anschreibe-Aktion gab. Diese Aufträge gehen an die Terminkoordination, welche eine erste Selektion der wichtigen und unwichtigen Themen vornimmt. Im Anschluss kriegt der Facility ein Dashboard mit Aufträgen, die er erledigen und mit einer Zeit oder benötigte Utensilien einen Stundenzettel füllen kann, der automatisch das an die Rechnungsabteilung schickt.

In dieser Form sind nach und nach alle wichtigen Prozesse in die Umsetzung gegangen.

Die Hauptaufgaben sind die Analyse der Prozesse, die Abstimmung mit dem Management und der endgültigen Umsetzung der Prozesse innerhalb einer eigenen JOTFORM-Instanz. Zeitgleich war es die Nebenaufgabe einen jungen Mitarbeiter anzulernen, damit diese personifizierten Prozesse erstellt und den richtigen Rollen zuweisen kann.

Alle Prozesse und Dokumentationen sind im Jira Project bzw. Jira Confluence erfasst.

Softwarespezifikation

Als Software ist JOTFORM in Einsatz, welches eine Standard-Public-Cloud-SaaS-Lösung für viele Anwendungsfälle ist. In diesem Fall benötigte man keine weitere Schnittstelle in Bestandssysteme, obwohl dies möglich ist.

Tools

Jira Confluence, Jira Project, BPMN, JOTFORM, MS Teams, MS Powerpoint

Team

1 Prozessmanager, Management, Facility Team, Property Team